Rendezés

XI-XXIX. Gazdasági szervek - Útmutató a tanácsi levéltárakban őrzött gazdasági iratanyag rendezéséhez. • 1972.02.12 [51321/1972 X. LIG]

tö^ze könyveket, főkönyveket, na; lókat, mérlegeket ós könyvelési kartonokat a rendezésre kerülő iratanyagból kiemelni s állagonkint erre a célra kijelölt helyen csoportosítani. Ugyanígy ajánlatos eljárni a közgyűlési, igazgatósági, végrehajtóbizottsági és felügyelőbizottsági jegyzőkönyvekkel 6 iratokkal kapcsolatban is. A visszamaradt iratokat egyenkint különkülön kell elbirálni, a szabatos tárgyi meghatározást megállapítani és az állaguk részére kijelölt helyen gyűjteni. Ha a legkisebb tárgyi egység már dossziéban elhelyezve került levéltári őrizetbe, a dosszié-baa lévő iratokat ellenőrizzük, a más tárgyi egységhez tartozó iratokat a dossziéból kivesszük, majd a legkisebb tárgyi egységet szabatosan meghatározzuk és azt a dosszién feljegyezzük. A levelezési anyagnál a legkisebb tárgyi egység sok esetben szintén meghatározható, vagy már adott is, mert a vállalat eredetileg is igy csoportosította a levelezés egy részét. AZ igazgatósági, ügyvezető igazgatósági, titkársági, anyagbeszerzési, eladási, export, könyvelési és személyzeti levelezés tulnyomi részénél azonban a levelező partnerek szerinti 1etürendes afcmdozcsnel me

g kell elégednünk, A levelezés betűrend szerinti rendezésétől egyes esetekben kivételesen el kell tekintenünk. A legtöbb irat legkisebb tárgyi egysége megállapítható. Kivételt képeznek a több tárggyal foglalkozó különböző jegyzőkönyvek, melyeket formális jegyeik alapján időrendben csoportosítunk. Ilyenek a közgyűlési, igazgatósági, végrehajtóbizottsági üléai és üzemi értekezlet! jegyzőkönyvek. Az export levelezést országok és azokon belül városok szerint kívánatos csoportosítani, mert ez a rend- jobban kifejezi a vállalat külföldi kapcsolatait. De a betűrendből ki kell emelni a vállalatnak az üzemegységeivel, érdekeltségeivel, érdekképviseleteivel, a minisztériumokkal és hatéságokkal folytatott levelezést is,