Rendezés

Általános - Utasítás a levéltári iratanyag rendezésére. Tervezet. • 1957.03.25 [86401-10-1/1957 LOK]

gának mértékéhez képest kisebb vagy nagyobb mértékben tükrözni fogja a vállalat egykori, részleteiben azonban most már nem rekonstruálható szervezeti felépítését, be/ A tulajdonképpeni rendezés végreha.'tá

sa, Mindenekelőtt külön kell választani a különböző szervek iratait és egy szerv iratain belül a sorozatokat, A rendezés menete természetszerűen a nagyobb egységektől a kisebbek felé halad. Előbb a könnyebb, azután a nehezebb feladatokat igyekezzünk megoldanie Az egy szerv iratain belüli, vagy egyes sorozatokon belüli nagyobb csoportok kialakitása, az osztályozás képezi a rendezési m;:aka következő fázisát* /Pl, a Helytartótanács egyes dep artáment urnáinak iratait, külön a kancellária fogalmazványait, külön levéleskönyvoit, külön a hozzáirt beadványokat,,/ Vállalati levéltáraknál, sajnos, a legtöbb iratfajtát nem lehet könnyen osztályozni, vagyis valamely üzemi osztály termékeként azonosítani, illetve a felállított mesterséges rend valamely csoportjába besorolni, A r«rjezést végző ie'váL-táros legtöbb esetben olyan őrzési egységekkel /dobozokkal; levélrendezőkkel stb./ áll szemben, amelyeken legfeljebb rövid tárgymegjelölések olvashatók, de sem ez irat szövegéből, sem elméből, sem külső jegyekből nem lehet eldönteni, melyik osztályba, vagy melyik mesterséges csoportba sorolandó- hiszen sok esetben az iratcsomó cime és tárgya alapján több osztályba is beilleszthető lenne. Ezen a bajon csak a vállalati iratfajták és ügykörök állaadó tanulmányozása tud segíteni. A csoport fogalomkörét tegyük legalább annyira szélessé,, mint amilyen széles egy ügyosztály tárgyainak köre. Csoportok lehetnek pl, a bérezési ügyek, könyvelési ügyek, műszaki ügyek, igazgatósági ügy^-k stb. Az iratok osztályozásának eredményeként együvé kerülnek az eredeti rendszer osztályiratai, vagy a mesterséges rendszer csoportjaiba sorolt iratok* Ezen első rendezési müvelet során mindig a már meglévő eredeti őrzési egységeket /dossziékat; csomókat, köteteket stb,./ mo.zgatjuk

? de a csomókat belülről még nem érintjük, legfeljebb a tárgy megállapítása céljából bontjuk ki azokat.