Rendezés

Általános - Utasítás a levéltári iratanyag rendezésére. Tervezet. • 1957.03.25 [86401-10-1/1957 LOK]

A nagyobb iratcsopor wckr..n bel ül a? iratoka t az eredeti rend tiely re állítása esetén jelzeteik rendjében, u;j rend kialakítása egetén logikus, kisebb tárgyi csoportokba surc1

juk, A

rendezés soré?. kl~ alakítandó iratcsoportoknak egymástól világosan elha taroltaknak kell lenniök. Általában arra kell törekedni, hogy kb< 2C--30 irattól 2-3 iratcsomóig terjedő csoportok jöjjenek létre az iratképző irouájéj.\"k<K szervezeti tagolásának ill, az iratok tárgyi összetartozásának meg- 4~~ felelőea. Kivételes esetekben alkothatunk néhány iratból álló oeojrortct is /ha ezek az iratok egészen határozottan elválnak más csoport irataitól,/ Eredeti rend helyreállítása esetén előbb terinéüzetesen azokat az iratokat rendezzük, amelyeken a pontos irattári jelzet fel van tüntetve, azután azokat, amelyeken csak iktatószám, praesentatum, vagy egyéb jel könnyíti meg az elhelyez Ha párhuzamos, vagy egymáshoz hasonló jelzetekkel ellátott iratok fordulnak elő, akkor a jelzetek irástipusa és az iratok tartalmi elemzése igazithat útba a szétválasztásnál. Az iktató szaftos Iratok irattári helyét, ha az iratok nem az iktatószámok rendjében feküsensk, az iktatókönyv, a számsor-könyv, a lajstromkönyv alapján állapitjuk meg* A jelzetnélküli iratok helyének megállapításánál segítségünkre lehet a papir alakja, hajtogat&si /gyürődési/ módja, rongálódása, szennyeződése, irástipusaj szövegelrendezése /pl, fogalmazványok üres bal féloldala, a kiadás stb0

jelei

az első oldal bal felső részén,/ Szék a sajátságok ugyanis több iratnál közösekt

vagy hasonlók lehetnek a Segitségül lehet továbbá az iratok cimzése /bar az iratok nem mindig tartoznak rendeltetésszerűen a cimzetthez, mert gyakran előfordult, hogy a cimzett az iratot más hatósághoz továbbította, vagy elintézés után visszaadta a kérvényezőnek,/ Cimzés hiján a megszólítás, az aláirás, a keltésééi idő és hely igazithat útba, /A megszólítás különösképp az olyan méltóságok esetében, amelyekből csak egy-kettő volt az országban, rl> palatinus, princeps, herceg, főgenerális stb,, a helységnév pedig, különösen .a kisebb városoknál, ahol csak egy-két hivatal székelt./ Hogy ezeket az adatokat fel tudjuk használni, szükségképp forgatnunk kell a méltóságlistákat, sematizmusokat, hivatalnoknévsorokat, itineráriumokat. Végső soron az irat tárgyát, sőt szövegének részleteit is meg kell néznünk, de még igy sem sikerül majd mindont megnyugatóan elhelyezni s nem egy darab fog a "vegyes" csoportba