Rendezés
Általános - Utasítás a levéltári iratanyag rendezésére. Tervezet. • 1957.03.25 [86401-10-1/1957 LOK]
Meg kell állapítania továbbá : olt-e valamilyen korábbi rend 3. sorozatokon belül s azt is, hogy Biilyen volt ez a rend?. Erre vonatkozóan az irattári jelzetek, irodai feljegyzések, külsődleges formai jegyek, azonos nagyság, papíranyag és alak, címfeliratok, fejrovatszövegek., aláírások stb, adhatnak felvilágosítást. Meg kell figyelnie, hogy az egykori rend milyen mértékben maradt fenn? Maradtak-e együtt ügyiratok, csomók, csomórészek, vagy pedig az egész iratanyag egyes iratokra, lapokra esett szét? Az előzetes tájékozódás során különös figyelemmel kell lennie a levéltárosnak az előbukkanó segédkönyvekre, /lajstromok, elenchusok, iktatókönyvek, iratleltárak stb./ és a speciális alakú iratfajtákra /ülésjegyzőkönyvek, térképek, főkönyvek, pénztári naplók stb./. Ezeket már az előkészités során az egyéb iratoktól el is kell választania. Ugyancsak külön kell raknia az előbukkanó utasításokat, ügybecsztásokat és ogyéb feljegyzéseket is, melyek az irat'kat létrehozó szerv struktúrájára, ügyvitelére, irattári rendszerére, levéltárának történetére vonatkoznak. A tájékozódás természetesen csak olyan mértékben szükséges, amilyen mértékben a levéltárosnak az anyagra vonatkozó ismeretei hiányosak. Ha pl, egyetlen jól ismert sorozatnak a rendezéséről van szc ; akkor a tájékozódás minimálisra korlátozható, b,/ Tájék o zódás az iratokat létrehozó szerv r ől . Az előkészitő munka második részét az iratokat létrehozó szerv szervezeti felépítésének, ügyvitelének, irattári rendszerének és iratanyaga sorsának megismerése képezi, ainth^gy azonban ezek az adatok a rendezés módszerének helyes kialakitása szempontjából nem mirdig elegendőek, meg kell ismerni legalább vázlatosan a szerv működésének történetét is. A kiinduló pont a hivatal történeti, családtörténeti, ill. lcvéltártörténeti irodalom és a csaknem minden levéltárban rendelkezésre álló nyomtatott segédletek /Tiszti Cimtárak, kc oasszok, sematizmusok stb./. Ha ilyen nem áll rendelkezésre, akkor magában a rendezendő anyagban talált, esetleg az iratokat létrehozó szervnek, vagy valamely vele kapcsolatban álló szervnek már rendezett iratai közül előkerülő egykorú utasitások, ügybeosztások, feljegyzések használható 1-.;,