Rendezés

V. Mezővárosok, rendezett tanácsú városok, községek - Oltvai Ferenc: A község iratainak levéltári feldolgozása. • 1967. [LSZ 1967/3. 607-631. p.]

- 62? -V, Jelzetelés j\ fondcsoport római száma és a fond arab számos jele együttesen alkotja a fond egyszer és mindenkorra rögzített megváltozhatatlan törzsszámát. Az Alapelvek az iratanyag levéltári feldolgozásához c. utasítás szerint e'számot a fond minden raktári egységére rá kell vezetni /20. old. 13. pont/. A jelzetelés követi a rendezést és annak tükörképe, kifejezője. Célja, hogy a raktári egységeket biztonságosan lehessen a nyilvántartáson keresztül megőrizni,

: ellenőrizni.

Minden raktári egységre rákerül a fond törzsszáma.

Majd utána a periódust kifejező AB

C

D betűk

valamelyike

és a raktári egység helyét jelző sorszám, éspedig:. A 1848 B 1849 - 1871 C 1872 - 1944 D 1945 - 1950 A sorszám'periódusonként újból, azaz 1-gyel kezdődik. Ennek a jelzetelésnek előnye az, hogy ha ujabb raktári egység kerül elő, ugy azt 'legalább a periódushoz lehet helyezni és ott lehet nyilvántartani. A periódusokat kifejező ABCD betűk állandóak^ azaz ha pl. csak az"1872-1944 időszakról van irat, ugy a raktári egységre a C betűt irjuk. Ezzel is biztosítjuk a később, az egyéb periódusokból előkerült iratok besorolásának lehetőségét. A jelzetelésben nem-óhaj/ljuk a rendező kezét szigorúan megkötni, épp ezért, ha ugy itéli meg,; hogy több irat már nem kerülhet elő egyik periódusból sem$ ugy a raktári egységeket 1-től X-ig láthatja el sorszámmal az egész fondon keresztül. Bizonyos, hogy egy többszáz raktári egységből álló fondot,. amelynek anyaga azonkívül még több korszakból is való, ajánlatosabb periódusonként ujbók kezdődő sorszámozással ellátni. A rendező megítélésére bizzuk, hogy anyaga terjedelméhez és differenciáltságához szabja azt a jelezetelési módot, amellyel a legjobban tudja biztosítani a raktári egységek feltalálhatóságát és őrzési biztonságát . Jegyzetek: 1 A tanulmányhoz, illetőleg a felállítási sémához - amelyet a Módszertani Kollégium rendezési bizottsága előzetesen megvitatott és elvileg jóváhagyott - a Szemle szerkesztőjének felkérésére Kanyar József, Komoróczy György és Lakatos Ernő levéltári igazgatók fűztek