Rendezés

Általános - Szegőfi Anna: Fondismertető (fondtörténeti bevezető) tanulmányok készítése a BFL-ben. • 2003. [LSZ 2003/3. 22-46. p.]

Szerzői jog és a reprodukálást szabályozó feltételek (állagszinten/ [ ] Másolható [ ] Nem másolható [ ] Anonimizálással másolható [ ] Szerzői jogvédelem alatt álló. Amennyiben a tanulmány szerzője szükségesnek tartja szöveges indoklás is lehetséges. Az iratanyag nyelve (állagszinten) A magyar közigazgatási gyakorlatban az azonos fondon belüli többnyelvűség is ismert. Ilyen esetben célszerű a nyelvhasználat évkörével, és a meghatározó idegen nyelvű irattípusok felsorolásával kiegészíteni a tájékoztatást. Fizikai jellemzők (állagszinten) Az iratanyag fizikai állapotára vonatkozó információk, amelyek a kutatási feltételeket is érintik vagy érinthetik. A leíró szövegezés során ki kell térni a tárolás módjára, a tároló eszközökre, a papír, az íróeszköz fajtájára. Kutatási segédletek (fond- és állagszinten) [ ] Iktatókönyv [ ] Személynévmutató [ ] Tárgymutató [ ] Összevont mutató [ ] Irattári lajstromkönyv [ ] Sorkönyv [ ] Raktárjegyzék [ ] Regeszta [ ] Alapleltár [ ] Helynév mutató [ ] Levéltár-ismertető [ ] Iratjegyzék [ ] Repertórium [ ] Fondismertető [ ] Elektronikus adatbázis. Nyilvántartási szintű adatsor, ténylegesen a kutathatóság leírásához tartozik, az összevonásról célszerű vitát nyitni. Eredetiek őrzési helye (állagszinten) A másolatban őrzött fondok, állagok, sorozatok leírására szolgáló adatsor. Másolat alatt az átírt másolatot, a fénymásolatot, a mikrofilmet, és valamennyi elektronikus úton készült másolatot értünk. Az információ a másolat formájára és az eredeti irat őrzési helyére vonatkozik. Másolatok létezése (állagszinten) A levéltárunk iratanyagáról, vagy annak egy részéről készült, más intézményben őrzött másolatokról tájékoztató statisztikai és leíró adatsor. A feltárás, a kutató tájékoztatása érdekében, a legkisebb tárgyi egység szintjéig lemenőén elkészíthető, de főként a sorozatjelleggel készült másolatok adatainak rögzítése a célszerű, az őrzési helyek feltüntetésével. [ ] Fénymásolat [ ] Fénykép [ ] Mikrofilm [ ] Digitális másolat Saját intézményben őrzött összetartozó és kapcsolódó iratanyagok (fond- és állagszinten) Összetartozó irat fogalmába tartozóként kezeltük az azonos iratképzőtől származó, az adott iratanyagnak elvileg részét képező, ám valamilyen okból más fondban őrzött iratanyagot. Ebben a részben a kutatás elősegítéséhez megadjuk az alapinformációkat; az iratok törzsszámát, az iratok tárgyát, tartalmát, évkorét, mennyiségét, a kutatási lehetőségeket. Leíró ismertetést adunk a különválasztás okáról, céljáról, körülményeiről. Kapcsolódó iratanyagként fogalmaztuk meg a fondképzöhöz szervezetileg nem tartozó, de feladat és hatáskörében kapcsolódó szervek iratait, a jogelődök, a jogutódok, és a közvetlen felügyeleti szerv iratait. Ezeknek az iratoknak is a kutatáshoz szükséges adatait rögzítjük. Más intézményben őrzött összetartozó és kapcsolódó iratanyagok (fond- és állagszinten) Az összetartozó irat és a kapcsolódó irat fogalmába tartozó más intézménynél őrzött iratokról készül ez az adatsor. A saját intézményben őrzött iratok adatait itt az őrzőhely megnevezésével egészítjük ki. 13 Célszerű lenne az elözö fejezettel összevonni. 30