Rendezés

Általános - Szegőfi Anna: Fondismertető (fondtörténeti bevezető) tanulmányok készítése a BFL-ben. • 2003. [LSZ 2003/3. 22-46. p.]

Publikálásra vonatkozó megjegyzések (fond- és állagszinten) A fond egészére, vagy egyes állagokra vonatkozó forrásközlések, szemelvénygyűjtemények, intézménytörténeti, egyéb segédtudományi tanulmányokra vonatkozó bibliográfia, a legszükségesebb információkkal kiegészítve. Amennyiben állagszinten külön megemlítendő publikálás nem készült, a fondra vonatkozó publikációk közül azokra a forrásközlésekre célszerű hivatkozni, ahol az állagból válogatott irat fordul elő. A fondképzőröl szóló tanulmányok a segédlet levéltári jellegére hivatkozással tudatosan maradt ki a publikálási adatsorból. Elvégzendő feladatok (állagszinten, szükség szerint fondszinten) Az eredeti ajánlásban nem szerepel ez a fejezet, a tervezési-statisztikai segédlet kiváltására szerkesztettük meg, mintegy feljegyzést. A tanulmányok megfogalmazásánál a szakmai feladatok hagyományos megnevezéseit használtuk és mellérendeltük a munka alá kerülő iratanyag megnevezését, évkorét, a raktári egységben és folyóméterben kifejezett mennyiségét. Iratbegyűjtés Helyszíni felmérések alapján határozzuk meg a fond egészére, illetve az adott állagra vonatkozóan elvégzendő átvételi feladatokat. A levéltárakban használt „Felmérési kérdőív" kitöltése esetén célszerű megnevezni annak iktatószámát, vagy a fonddosszié számát. Rendezés Az iratrendezés és a raktári rendezés főcsoportokra bontás után, rendezési szintenként csoportosítva összefoglaljuk a rendezendő irat megnevezését, évkorét, mennyiségét. A szöveges részletezésben a rendezési tervekhez hasonlóan meghatározzuk a rendezés szintjét, módját, az elérendő célt, hogy milyen tagolását kívánunk kialakítani, és milyen rendezési alapot célszerű használni. Segédletezés A kutatáshoz, használathoz szükséges segédletek pótlása esetén meg kell határozni a készintendő segédlet szintjét, fajtáját, formáját, és azt az iratmennyiséget, amelyről a segédlet készítendő. Selejtezés A selejtezés fajtái szerint megkülönböztetve feljegyezzük a javaslatainkat, indoklással együtt. A selejtezésre kerülő mennyiségek kimutatásán kívül a várható állománycsökkenésről is tájékoztatunk. Mintaállványozás A hagyományos mintaállványozás, dobozolás munkafázis adatain kívül a papíralapú, vagy számítógépes raktár-topográfia készítési tervekről is itt célszerű feljegyzést készíteni. A llományvédelm i feladatok'5 Mely és milyen évkörü, valamint terjedelmű anyagrészek 1. restaurálás,

2. köttetendök

(gerinc-, borítójavítás, átkötés), 3. mikrofilmezendők

(hagyományos vagy számítógéppel támogatott [16 mm-es] mikrofilmezés) 4. digitalizálás 14 A belső nyilvántartást szolgáló adatcsoport, az ISAD/G szabványban nem szerepel. Összeállításával a tervezés-statisztikai segédlet hasznos információit akartuk szöveges, értelmezhető formában összegyűjteni. 13 Végső megfogalmazásához szükséges a Levéltári Kollégium állományvédelmi ajánlásainak kidolgozása. 31