Rendezés

XXXV. Magyar Dolgozók Pártja, Magyar Szocialista Munkáspárt - MSZMP iratkezelése - Általános ügyvitel és iratkezelés elvi és gyakorlati kérdéseiről. (előadás) • 1960.07.12 [MSZMP KB Pártgazdasági és Ügykezelési Osztály]

A szovjet hivatalokban különféle iktatási rendszereket alkalmaznak. Egyik vagy másik iktatási rendszer választása attól függ, hogy az mennyire alkalmas a: adott hivatal szempontjából és mennyiben biztosítja munkájának operativ voltát. Az iratok iktatásának két alapvető rendszerét különböztetik meg: a naplórcndssferü és az áktatólapon történő iktatást. A naplórendszernek kot fajtája van; egyszerűsített alakú naplórendszer és naplóreüdszer az iktatandó iratok részletes bejegyzésével. Az egyszerűsített naplórendszerü iktatás esetén az iratok nyilvántartása féként a szán és a küldemény megnevezése alapján történik. Általában központosított kiadóhivatalokban és a hivatalok közbeneső szerveinél a lka. ...a zsák a beérkező iratok nyilvántartására. Az emiitett iktatási rendszer alkalmazása csak abban az esetben megfelelő, ha egyidejűleg számmutató segédnaplót is vezetnek, amely biztositja a szükséges tájékozódást a beérkező irat felől, az-y.i felvilágosítást ad ..z árat elintézésének helyéről. A részletes bejegyzéssel ellátott naplüszerü iktatási rendszer az iraték nyilvántartásának egyik legismertebb formája. Az iratok elintézésének ellenőrzése céljából a naplóban kiegészítő rovatokat alkalmaznak. Ilyenek: az iktatviidó irat rövid tartalma, jegyzet az elintézésről, jegyzet az iktatott iratnak iratcsomóba helyezéséről stb. Az egyedi iktatólapon való iktatás abban áll, hogy minden iratot külön iktatólapon iktatnak és erre felírják az iratra vonatkozó mindazt a.nélkülözhetetlen adatot, amely a tájékoztató munkához szükséges. Ez a rendszer igi-n szeleskörben elterjedt és azokban a hivatalokban alkalmazzák, amelyeknél különösen nagy a beérkező posta. Az iratok csoportos iktatási rendszerének lényege abban áll, hogy egy nyilvántartó lapon iktatják az azonos jelű iratokat; levelezés egy ügyféllel,.azonos kérdésre vonatkozó iratok, meghatározott fajtájú iratok stb. Ezek,a szovjet hivatalok által alkalmazott alapvető iktatási rendszerek.