Rendezés

XXIII. Tanácsok - Jároli József: A megszűnt járási hivatalok iratainak levéltári átvétele és feldolgozása: a Békés Megyei Levéltár első tapasztalatai. • 1985. [LSZ 1985/2. 19-26. p.]

Középszinten rendeztük az egyes szakosztályok szervezeti kereteiben létrejött rezervált és általános iratanyagot egyaránt. Az általános iratanyagnál az 1956-ban is még érvényben levő rendszám csoportszámrendszert hagytuk meg, illetve állítottunk vissza. A rendszám és a csoportszám tárgyi rendszere a besorolási következetlenségek ellenére is jó áttekintést ad az iratokról. (Az áttekintő raktári jegyzékekben az egyes rend-, illetve csoportszámok tárgymegjelölését is közöltük.) A fondfelállításnál is figyelembe kellett vennünk a kezelési változásokat a központi iktatás esetén. Gyulán 1957—1961 között központi iktatás volt a folyószámos iktatás keretében. Az akkor keletkezett iratok nem választhatók szét osztályokra, csoportokra, így ebből külön fondot képeztünk, 1980-tól ismét központi iktatóiroda működött a Gyulai Járási Hivatalnál, az irattári jelek alapján azonban megoldható a szakosztályok leválasztása, ami meg is történt a rendezésnél, hiszen csak a nyilvántartás történt a valóságban egy segédkönyvben, az iratokat a kézi irattárban szakosztályok szerint tagolták. A segédkönyveket az általános igazgatási osztály fondjában helyeztük el, mivel az iktatóiroda szervezetileg oda tartozott. A folyamatos iktatású iratokat évenként iktatószámaik (alszámaik) sorrendjében tartottuk együtt 1974-ig, amikortól a 8/1973. MTTH utasítás irattári terve alapján történt az irattározás. Az egyes fondok anyagába besorolt különböző ágazati betűjelű iratokat az ágazati betűjel abc rendjében, az egyes betűkön belül az ügykörszámok sorrendjében, azon belül iktatószámrendben dobozoltuk. (A selejtezési idő jele itt már figyelmen kívül hagyandó, mert csak a 0-ás selejtezési jelű iratokat soroltuk a levéltári fondba.) Az áttekintő raktári jegyzékeken az egyes raktári egységekben az ágazati betűjelet és az ügykörszámot tüntettük fel (pl. titkárság b. állag 60. doboz Iratok 1975. 11 MO — 44 UO). A levéltári fondok kialakításánál nem követtük mereven az átszervezésekből adódó időleges változásokat (osztályból csoport kiválása, osztályok összevonása, önálló csoport kialakítása stb.). Elsősorban az ágazati együvé tartozást igyekeztünk figyelembe venni úgy, hogy az azonos ágazati feladatot ellátó osztályt, csoportot egy fondnak tekintettük, függetlenül a szervezés részleteitől. (Pénzügyi osztály, műszaki osztály, mezőgazdasági és élelmiszergazdasági stb.) A jól elkülöníthető szervezeti egységek iratait a fondón belül állagokként szerepeltetjük. c) Az irattári iratok kezelése A járási hivatali iratanyag — időlegesen levéltárban őrzendő — irattári iratainak kezelésére a központi irattárak követelményeit igyekeztünk alkalmazni. Az iratanyagból kigyűjtött hosszabb-rövidebb Őrzési idejű iratokat évenként, azon belül a selejtezési idő jelének alapulvételével, osztályonként csomóztuk, a mintaállványozás követelményei szerint. A csomókon feltüntettük a szervezeti egység nevét, a csomóban levő iratok évkorét és a selejtezés idejét. Az irattári anyagot a levéltári anyagból elkülönítve, másutt tároljuk, mint a szerv levéltári fondját. Az irattári anyag tartalmi kérdéseit illetően azt tartottuk szem előtt, hogy a 0-ás selejtezési jelűek teljes egészében a levéltári fondba, a később kiselejtezhető bármelyik selejtezési jelű iratanyagok az irattári iratok közé kerüljenek. Az irattári anyagban külön tartottuk a személyzeti iratokat (1957-től személyzeti csoport iratai, Szolgálati használatra iratok személyi ügyekkel foglalkozó ügyiratai), ha azokat egyébként is külön kezeltek, vagy nagyobb időráfordítás nélkül kiemelhetők. A többi esetben az irattári anyag év- és iktatószámrendben következő ügyiratai között hagytuk. Ha a selejtezést 1950-től visszamenőleg végezzük az 1/1982. MTTH ut. irat-25