Rendezés

XXIII. Tanácsok - Ujlaky Zoltán: A megyei tanácsi iratanyag rendezésének tapasztalatai a Hajdú-Bihar Megyei Levéltárban. • 1984. [LSZ 1984/1–3. 131-141. p.]

Az iratrendezés során az iktatási rendszerek hibái ellenére az eredeti irattári rendszert állitottuk helyre mind az 1963., mind az 1965. évi rendezésnél. Ekkor előbb az 1950-1951. évi, majd az 1952-1953. évi ügyviteli iratokat rendeztük. A rendezéssel párhuzamosan bizonyos mértékű selejtezést is végeztünk, mivel ügyvitelei jellegű iratok is levéltárba kerültek. Emellett az ügyiratokat meg kellett tisztitani a többletpéldányoktól, vétivektől, ceruzás feljegyzésektől is. Az 1960-as évek végén, az 1970-es évek elején rendeztük az 1954-1956. évi ügyviteli iratokat a csoportszámos iratkezelés alapján. Az iktatott iratok után helyeztük el a szám nélküli iratokat, jelentéseket, kimutatásokat, fajták szerint évrendben. Az 1970-es évek elején a Megyei Tanács igazgatási osztálya átadta az ügyosztályok elnöki és bizalmas iratait is az 1950-1952. évből. Az 1970-es években tehát az osztályok fondjainak a szerkezetét át kellett alakitanunk, állagokra kellett tagolnunk a fondokat. Az osztályok első állagát alkották az elnöki vagy a bizalmas iratok, aszerint, hogy melyik iratanyagot adták át. A második állagba kerültek az ügyviteli iratok. Az állagtagolás tehát nem az osztályok szervezeti felépitését tükrözte általában, hanem az irattári rendszert, illetve az iratkezelés módját, mely külön sorozatban kezelte az elnöki, illetve a bizalmas iratokat és az ügyviteli iratokat. Bár némileg szervezeti elkülönitést is jelentett az, hogy az elnöki és a bizalmas iratokat az osztályvezető intézte és őrizte. Az elnöki és a bizalmas iratokat sorszámos iktatás alapján tartották nyilván és irattározták. Meg kell emliteni, hogy egyes osztályoknál tárgyi-, vagy funkcionális alapon alakítottunk ki egyes állagokat, pl. a tervek, a költségvetések állagát. Ez a megoldás vitatható, hiszen ezeket a 135