Rendezés
Általános - A levéltári rendezés egyes kérdései. • 1959. [LH 1959/3–4. 6-19. p.]
amely magában foglalja magát a miniszterelnökség fondját és több alárendelt szerv fondját* a fondón belül további funkcionális összefüggésként jelentkezik az illető szerv egy-egy osztálya* nak. csoportjának működése során keletkezett kuüő vagy tétel, ezen belül ** a mi gyakorlatunkban -* a következő funkcionálisan* szervesen összefüggő egység már az alapszám, vagyis helyesebben az ügyirat* Ezeket a szerves Összefüggéseket mindenképpen tiszteletben kell tartanunk a rendé* zési munkálatok soráru Gyakorlatunkban a nehézségek ott jelentkeznek, hogy a legkisebb szervesen kialakult egység, az ügyirat és a következő szerves egység, a kútfő illetve tétel között Igen nagy a távolság (néha több folyómétert tesz ki egy-egy tétel vagy kutíö), A nehézségeket csak növeli az a körülmény* hogy néhány rövid ideig tartó kísérlettől (csoportszámos iratkezelési rendszer) eltekintve nem törekedtünk megoldani sem Irattári, sem levéltári szinten a legkisebb szervesen összefüggő egység és az utána következő funkcionális egység közötti távolság áthidalását. A kétségkívül meglévő, közbeeső funkcionális összefüggések figyelmen kívül hagyásává! mechanikus rendszerrel, az alapszámok egymásutánjával töltöttük ki ezt az flrt * _ A helyesen felfogott rendezési munkának tehát a meglévő (feltehetően) helyesen feils* mert funkcionális összefüggések tiszteletben tartásával (az esetleges hibák korrigálásával) az alapszám (ügyirat) és a tétel, illetve kuüő között felfedezhető funkcionális (ügyköri) összs* függések kidomboritására kell törekednie. Vagyis a funkcionális összefüggések közé ékelt mechanikus rendszert kell kiküszöbölni a rendezés során* Meggyőződésem, hogy csak az ilyen eljárás jelentheti a proveniencia elvének tiszteletbentartását és maradéktalan érvénye* sitéséí* Előfordulhat, hogy a mechanikus rendszer felszámolása, .a közbeeső funkcionális összefüggések íeltárása és rögzítése után is nagy csoportok alakulnak ki. Ilyenkor van helye Jól meggondolt tematikai tárgyi csoportok kialakításának vagy alfabetikus, ül. kronologikus rendszer rek alkalmazásának. Ezek a rendszerek ugyan nem funkcionális összefüggéseket tárnak fel* de mégis közelebb állanak ezekhez, mint a jelenleg alkalmazott mechanikus (numerikus) rendszer* Ilyen módon a funkcionális összefüggések (ha tetszik a proveniencia elvének) kisebb megsértését jelentik* mint a mechanikus rendszer* Az emiitett esettől (tehát a hézagpótlástól) eltekintve a tematikai tárgyi csoportosításnak vagy az alfabetikus, illetve kronologikus rendszer alkalmazásának szerintem csak funkcionális összefüggéseikből kiszakított iratok esetében lehet helye* 2* Egyrészt a tárgyi, tagolású kartoték-cédulákat jobb rendszernek találom a jelenleginél* • Másrészt viszont nem hiszem, hogy a funkcionális tárgyi csoportok kialakítása és a még szükségessé váló rendezési munkák ellátása lényegesen több munkát igényelne, mint a cédulák elkészítése, gépelése és szisztematizálása. Tovább menve, a kartoték-cédula rendszerrel csak féleredményt érnénk el, lévén, hogy a kutató számára való iratkiemelési munka ugyan csökkenne, de nem olyan mértékben.* mint az iratok átrendezése esetében* Elképzelhető viszont egy olyan megoldás, hogy átmenetileg csak a cédulák készülnének el, nem a végcél igényével* hanem mintegy az átrendezési munka előmunkálataként* Ez esetben tulajdonképpen a rendezés eredményét rögzítő tájékoztató apparátus, még a rendezés elvégzése előtt készülne el, (az első kísérletek esetében talán határozottan ezt a módszert is kellene ajánlani,) 3* Tipusszervek esetében feltétlen ajánlatos volna Üpusrendezési terveket készitenU -4* Rendelet kérdése csupán, amely biztosítja a megfelelő személyi és tárgyi feltété* leket -^ megfelelően mértéktartó (nem maximális igényekkel fellépő) t» S ugyanakkor nem megalkuvó iránymutatás a rendelet érdemi részének az összeállításához* Meggyőződésem végül* hogy a helyes, funkcionális tárgyi csoportokat a rendelet elkészl* tésekor az Állami és Jogtudományi Intézet segítségével lehet csak összeállítani* 17
