Rendezés

Általános - A levéltári rendezés egyes kérdései. • 1959. [LH 1959/3–4. 6-19. p.]

Vellmann Imre; li Ha olyan szerv iratanyagával van dolgunk, mely funkcióinak megfelelően kellően differenciálj ügykörök szerint jói tagolódó működést fejtett ki. tárgyi alapon nyugvó rendezés során feltétlenül a funkcionális (ügyköri) szempontból kiinduló rendezést tartom helyesnelc Véleményem szerint sem a levéltárelmélet jelenlegi állása* sem az európai levéltárügy eddigi tapasztalatai, sem az év elején tartott rendezési ankéton elhangzott érvek és ellenérvek nem Ingathatják meg azt az álláspontot hogy a levéltárak Telepítésének aproveniencia* s ezen balul a rugalmasan értelmezett regisztratura-elv az alapja; márpedig ez utóbbi elv helyesen csalt funkcionális felépítésű tárgyi rendezés során érvénye* sül. Magának a fondképzö szervnek a működése Is csak ilyen alapon történő elrendezésből világom dlk meg# s am! & történeti kutatás számára ugyancsak alapvetően fontos, a szerv működése során tétrejött intézkedések keletkezese, további sorsa, összefüggései is csak akkor deríthetők fel. ha az iratok rendje a szerv funkcióit működését tükrözi. Abban az esetben, ha a fondképzö szerv funkció szerinti tagolódása, ügykör beosztása m a ránk maradt iratanyag töredékes volta miatt vagy egyéb okból - nem volna megfelelően rekonstruálhat, vagy ha a szerv nem fejtett ki kellően differenciált működést* akkor tárgyi tagolásban c«opor# tosiíott kartoték-cédulák készítését (kW 2-) részesíteném előnyben* Tematikai alapon nyugvó rendezési « tekintettel a fent érintett elvi meggondolásokra, továbbá arra, hogy a tematikai csoportosítások a tudomány változó érdeklődésének megfelelően általában nem hosszú életűek *• csak gyüjtemény-jeF továbbá olyan iratanyag esetében tartanék indokoltnak, amely teljesen szétesett s amelynél a fondképzö szerv működése nem deríthető fel* 2

4 Ez a pont - amelyben íelvetett kérdés egyébként a segédletek problémájába torkollik -* az előzőtől eltérően átrendezésről beszél, amin nyilván egy meglevő rend mással való helyettesilését kell érteni* Ha a meglevő rend valamennyire tükrözi a londképzö szerv szervezetéi és működései* akkor átrendezést nem tartok indokoltnak, tehát csak tárgyi tagolású csoportosításban elhelyezett kartoték-cédulák készítését tudnám javasolni - persze ezt is csak abban az esetben, ha valóban szükséges, azaz segédletek az iratanyaghoz nincsenek. 111. a meglevő segédletek (mutatók) nem k> eiégitőki Megokolt lehet viszont ilyen kartoték-mutató az \. pontban említett esetekben, Persze, am* kor a rendezés nehézségeiről beszélünk, nem szabad megfeledkeznünk arról sem, hogy a mutatözás is nem lebecsülendő nehézségekkel s főképp nagy időigénnyel jár, A kartoték-mutatónak hátránya azonfelül, hogy teljessége (pl hogy használat közben nem szenvedetne hiányt) bajosan ellem őrizhető, 3. A kísérleti rendezéseket célzó Javaslat nem haszontalan* Ügyelni kellene azonban arra. hogy valóban üpusszervek legyenek azok. melyek iratanyaga kísérleti rendezésre kerül* hogy a rendezést olyanok végezzék, akik a megfelelő iratanyagnak legjobb ismerői s a fondképzö szerv működésével is teljesen tisztában vannak, s hogy megfelelő időt kapjanak arra, hogy a rendezés során előadód* ható valamennyi problémával kellően szembenézhessenek. 4i Hogy a tanácsok, vállalatok stb, tárgyi tagolásban kezeljék irataikat, a jövőre nézve foltosnak és szükségesnek tartom, Ugy vélem, bizonyos elvi nehézségek ellenére «* ezek a nehézségek, mint ismeretes, az ügyintézés és a történetkutatás szempontjai összehangolásának problémáiból, de nézetem szerint a szervek működését hiven tükröző irattári rendszer sifcján áthidalható problémákból adódnak -* az egységes irattárWevéltárJ rendszer roppant előnyei '*jobb megőrzés és kezelhetőség, lényeges munkamegtakarítás *- parancsolóan irják elő a kérdés mielőbbi megoldását az egyes szervtipusok testére szabott irattári tervek kidolgozását Ez volna a követelmény ~ másképp állunk azonban a lehetőségekkel, amelyekre nézve a kérdőpont választ kíván. Maguknak a most emiitett irattári terveknek a kidolgozása is az érdekelt szervek ügyintézőinek s a levéltárosoknak együttműködése alapján megoldandó komoly* nagy feladat S hiába vannak w ha elkészülnek «*• a legjobb tervek, útmutatások, ha nincs meg* Telelőén képzett hozzáértő és az iratanyaggal hivatásszerűen foglalkozó irattárosi kar. amely a tárgyi'tagolású* kétségtelenül nagyobb igényeket támasztó rendszert megvalósítsa, A tapasztalat eléggé megmutatta,, hogy a legegyszerűbb, szám soros ír atk ez élésbe is mennyi hiba csúszik, kivált alsóbb fokon. Ezen a téren javulást mindaddig nem remélhetünk, amig irattáros-18