Rendezés

Általános - A levéltári rendezés egyes kérdései. • 1959. [LH 1959/3–4. 6-19. p.]

17 üzemi anyagot őrzünk, visszatekintve a rendezési munkára, akaratlanul is a funkcionális kigyűjtésre törekedtünk. Szinte erőszakoltuk, annyira hogy tanulmányozva az üzem szervezetét változásait, mindenáron ahhoz akartuk szabni a rendezést. Elgondolásainkat nem tudtuk mindenkor keresztülvinni. Az anyagok 20 %-át tematikus csoportokba soroltuk, üzemi jellegű anyagot feltétlenül az üzemszervezet felállított keretébe szorítunk. Elvünket nem tudjuk teljes egészében alkalmazni. Területi levéltár jelenlegi rendezési munkájában túlnyomórészt csak az üzemi jellegű anyaggal kapcsolatban kerül közel ehhez a problémához. (Akad államigaz* gaíásí szerv is, pl? államépítészeti hivatalok,' Területi levéltáraink anyagának jelentékeny részét közigazgatási anyagok (község, járás, alispán* polgármester) teszik ki. Ezek anyaga véleményem szerint tárgyi tematikai cso* portokba sorolhatók. Jelenleg nem vagyok abban a helyzetben, hogy ezek valamelyikére is szilárd tárgymeghatározást tudnék javasolni. D& mind a négy csoporttal foglalkoztam ebből a szempontból. Nehézséget az időbeli változás, a tárgyak változása okozott Az ilyen tanulmányozás alapját a joganyag tanulmányozása képezi. Azt javaslom, hogy vagy a Levéltári Hiradó szerkesztősége vagy az osztály vezetése foglalkozzék a kérdés tanúim ányozíatásával. Terve* zeteket lehet készíttetni, még akkor la, hogyha ez idő szerint numerikus anyagaink ilyen irányú átrendezésével nem foglalkozhatunk. Végeredményben üzemi jellegű anyagnál a funkcionális, numerikus jellegű anyagnál a tárgyi tematikai kigyűjtés a célravezető. 2> Lezárt fond ok esetében nem javaslom a tárgyi tagolású kartoték-cédulák készítését* Az ives felsorolás áttekinthetőbb, legjobbnak a tárgyak névsorrendbe szedését javaslom ives formában közreadva. Ez esetben a cédulák mozgatásának gyakorlatias jelentősége esesik, de megmarad az ives formán, mind a cédulák indoka, (névsorrend vagy a tetszés szerinti csoportosítás) és az áttekinthetőség lehetősége az ives formán jobban biztosítva van. 3. A fondjegyzéfc kiadásával történik meg az első lépés a levéltárak (területiek) íeh építésének egységesítése felé* Következő lépés a fond okon belüli egységesítés lehet. Egyetértek a belső tipizálással is. Ennek folyamatba helyezésével még könnyebb lesz a kutatás. A kísérleti rendezés munkája nyilvánvalóan a legszorosabb kapcsolatban áll a szervre vonatkozó joganyag összegyűjtésével is. Nem tudom szétválasztani á rendezési típusterv készítéséi a segédlet készítéstől, A két müveletet koordinálni kell. 4. A vállalatok irataikat túlnyomórészt tárgyi tagolásban (tematikus és funkcionális együttesen) kezelik és fejlesztik. A tanácsok iratkezelésének tárgyi tagolásba történő átállítása alapos előmunkálat utján történhet A tárgyi kezelés szükségességét nekünk kell felvetni és a minisztérium szakembereivel együttműködve kell egy igen egyszerű, regisztraturánkint 45*20 ügykörös nomenklatúrát összeállitant A nomenklatúra horizontális jellegű volna, vertikális értelemben nem törekednénk arra* hogy az egész közigazgatásban, annak valamennyi alá- és fölé rendelt szervében egységes megnevezést és azonos számot adnánk. Ort János: Hozzászólásomban a területi levéltárak anyagának több mint felét (a tárgyi rendezés szempontjából ennél is nagyobb hányadát) kitevő polgári kori törvényhatósági és állami igazgaíási szervek irattárait érintem. A feudális kori levéltári anyag és vállalati iratanyag stth téma« k$rét mellőzöm. 4. Polgári kori igazgatási szervek általános irattáraiban a fondképző működését tükröző funkcionális (ügyköri) tárgyi tagolást tartom célszerűbbnek az iratanyag rendezésénél* Az ügykörökön belül további esetleges tematikai tagolás az ügykör jellege (összetett volta), forrásértéke szerint, vagy az anyag nagysága szerint bírálandó eL Egy-egy típus igazgatási szervnek több irattári állaga lehet az egyes szerveknél. Az un, íipusszerveknél is változók tehát az állagok., azokat különböző módon selejtezték vagy különböző