Alapelvek
Vörös Károly: Alapelvek az iratanyag levéltári feldolgozásához. [Benne a 89631/1962 LO sz. irányelv] • 1962. [LSZ 1962/3-4. 50-66.p.]
- 64 4/ A legkisebb raktári egység kialakításának ilyen módon két fázisa van: egyrészt megállapítandó az a technikai megőrzési forma Aötetbe, dobozba, csomóba helyezés/ és az az iratmennyiség, mely az adott raktározás nyújtotta technikai lehetőségek között/figyelembe véve a megállapított technikai megőrzési formát is/ a felhasználás igényei szempontjából a legcélszerűbb kezelést biztosítja. /Pl. 20 cmnél vastagabb iratcsomák a kezelést általában megnehezítik./ Másrészt megállapítandó, hogy az igy elő álló iratmennyiségi keret az iratanyag rendezettségének pillanatnyi fokán a rendezésben kialakitott rendszer milyen csoportjával ill. annak mekkora részeivel töltessék ki. 5/ A legkisebb raktári egység kialakításának e két fázisa közül az elsőben /az iratmennyiség megállapításában/ a jól kezelhetőség határain belül a levéltár konkrét technikai adottságai /polcok mélysége, magassága stb./ játszanak meghatározó szerepet /vagyis a legkisebb raktári egységek méreteit a raktározás" technikai adottságaival kell Összhangba hozni/, a másodikban pedig /az elsőnek azonban következetesen alárendelve/ azok a rendezési szempontok, melyeket a 11.6/ pont állapit meg. Tehát a fond, az állag vagy a sorozat rendszerén belül egy legkisebb raktári egységbe kerülő irategyüttes kialakításának elveit az egységre nézve megállapított méretekkel kell összhangba hozni. V Az irata nya g ra k tári jelzetelése 1/ A kialakitott raktári egységeket, függetlenül elhelyezésük külső rendjétől, kizárólag a rendezés eredményeképpen kialakult levéltári rendszer logikája szerint, tehát ideális sorrendben, fondónként - illetőleg, ha a fond állagokra tagolódik, állagonként - újra kezdődő sorszámokkal kell jelölni s ennek megfelelő raktári jelzetekkel: rakszámokkal ellátni, melyeket a legkisebb raktári egység kifelé néző oldalára /pl. csomók elülső fedőlemezére, köteteknek lehetőleg gerincére/, lehetőleg azok alsó részén felragasztott cimke utján tüntetünk fel. 2/ Egy-egy fondon ill. állagon belül a különféle legkisebb raktári egységeknek közös, egységes számsorrendbe kell illeszkedniök. A csomók, kötetek, tékák stb. rakszámozását tehát egy-egy fondon vagy állagon belül még akkor sem kezdhetjük külön-külön 1-gyel, ha azok helyileg egymástól esetleg távol, külön-külön vannak elhelyezve. Sorszámukat ilyenkor is a fond vagy állag.közös számsorán belül a rendezés során kialakitott rendszernek megfelelő ideális sorrend szerint kell megkapniuk. Ettől az ideális sorrendtől a raktári egységek tényleges felállításának végső egymásutánja is csupán a könnyebb kezelhetőség biztosítása s a raktározási adottságod /férőhely/ jobb kihasználása céljából térhet el. VI Az iratanyag selejtezése 1/ A selejtezés célja a semmilyen szempontból fel nem használható adatokat tartalmazó iratok kikülönitése és eltávolítása révén a levéltári anyag őrzésének és felhasználhatóságának megkönnyítése és hatásosabbá tétele. 2/ A selejtezés elvben az iratanyag levéltári feldolgozásának bármely fázisához csatlakozva elvégezhető, de az iratanyag előzetesen legalább fondókra /és,
