Alapelvek

Vörös Károly: Alapelvek az iratanyag levéltári feldolgozásához. [Benne a 89631/1962 LO sz. irányelv] • 1962. [LSZ 1962/3-4. 50-66.p.]

hető. Hogy azonban e közbeeső, elvben lehetséges többféle középszint közül valamely középszintű rendezés gyakorlatában konkrétan melyiket kell elérendőnek tartanunk és célként kitűznünk, annak meghatározásánál már a technikai kezelhetőség és, ezael összefüggésben, a kutatás gyakorlati igényeit is szem előtt kell tartanunk. Gyakorlatilag ezért a középszintű rendezés célja a középszinten kialakitható esetleg többféle levéltári egység közül a legkisebb raktári egységen /általában tehát a IV. rész szabályai alapján kialakitott iratcsomón/ belül az anyag terjedelme és levéltári rendszere által adott legnagyobb lehetséges levéltári egység kialakitása. Az elérendő középszintet tehát a gyakorlatban a fogalom általános elvi keretén belül konkréten egy merőben gyakorlati, technikai tényező határozza meg. E legnagyobb levéltári egység ezért kutfő-tétel rendszerű iratanyagnál lehet egy kútfő, de több raktári egységre terjedő kútfők esetén lehet tétel is; tárgyilag rendezett iratanyag esetén lehet egy tárgyi csoport, de amennyiben ez több raktári egységre kiterjed, lehet annak alcsoportja is; időrendbe rendezett iratok esetén lehet egy évszázad, de ha az anyag több raktári egységre terjed, lehet egy évtized vagy egy év, vagy akár csak egy hónap is. Minden esetre gyakorlati szempontból lényeges, hogy az igy kialakitott középszintű levéltári egység terjedelme az egy raktári egységet ne haladja meg. /Ez alól természetesen cs?k akkor van kivétel, ha a középszinten egyáltalán kialakitható legkisebb levéltári egység is nagyobb egy raktári egységnél - pl. egy különösen terjedelmes alapszám esetén/. A fondon, állagon, sorozaton belül közvetlenül alapszámokra bomló irattári rendszer rekonstrukciója esetén a középszint az alapszámok szerinti rendezés /anélkül azonban, hogy az alapszámokon belül már az egyes iktatószámok is megfelelő sorrendben helyeztetnének/, csupán iktatószámos rendszer esetén azonban elégséges, ha középszintű rendezés cimén raktári egységenként meghatározott, egymáshoz számsorrendben csatlakozó számkereteket /pl.: 101-300, 301-600, stb./ alakitünk ki /anélkül azonban, hogy egy-egy raktári egységen belül már a pontos számsorrendbe rakásról is gondoskodnánk/. Ez utóbbi mindkét esetben már a legmélyebb szintű, harmadfokú rendezés feladata. Azt, hogy az iratanyag adott rendszerében az iratok ténylegesen mely szintig lemenőén rendeztessenek, a rendezéssel szemben támasztott igények határozzák meg. 7/ A legkisebb raktári egységen belül igy kialakitott legnagyobb levéltári egységeke t/v.ö. 6.0/különállásuk s ugyanakkor az iratanyag rendszerében elfoglalt helyük érzékeltetése végett szabatos cimmel, vagy - amennyiben ilyen az iratanyag rendszere folytán nem adható meg - megfelelő jellel kell ellátni. A cimnek - ugyanúgy mint a sorozat cimének is - megfelelően ki kell fejeznie azokat az Ismérveket, melyeknek alapján az illető egységet kialakitották: formai alapon kialakitott egységek esetén a cim a formára /pl. irattipus/, szervezeti alapon kialífVtott egységek esetén a szervezetre vagy funkcióra /pl. x ügykörben keletkezett íratok/, tárgyi alapon kialakitott egységek esetén a tárgyra kelj, hogy utaljon. Kútfők esetében a kútfő szabatos cime vagy legalább szám- ill. betűjele, alapszámok esetében egyszerűen az alapszám lesz az egység cime. 8/ Az összefüggések érzékelhetőségét és rögzitését / a rend felbomlása esetén egyszerű visszaállíthatóságát/ bármely elvek szerint kialakitott renden be-, lül, bármely szinten, a rendezés eredményeképpen kialakitott legkisebb levéltári