Alapelvek

Vörös Károly: Alapelvek az iratanyag levéltári feldolgozásához. [Benne a 89631/1962 LO sz. irányelv] • 1962. [LSZ 1962/3-4. 50-66.p.]

5/ Akár az eredeti rend helyreállítására kerül sor, akár uj rend kialakítása látszik indokoltnak, az egy-egy állagon belül történő rendezés során mindenekelőtt azt kell megvizsgálni és megállapítani: nem tagolódtak e az eredeti rendben, /ill. nem tagolhatók-e célszerűen az uj rendben/ az állagok olyan további kisebb homogén irategyüttesekre, levéltári egységekre, melyek az állagot kialakító szervezeti, tárgyi vagy formai sajátosságoknak /v.ö.1.6. és 8.a/ további differenciálódása révén különültek ill. különülnek el egymástól. Ilyen un. sorozatok korábbi megléte vagy célszerű kialakíthatósága esetén az állagon belüli rendezés első lépése ezeknek az állagnál kisebb levéltári egységeknek: a sorozatoknak elkülönítése kell hogy legyen. /Az állagon belüli legnagyobb tárgyi egységek,, ha nem az állagot kialakító szervezeti, tárgyi, vagy formai szempontok további differenciálódását fejezik ki, természetesen még nem tekinthetők sorozatoknak, mint ahogy az állag segédkönyveinek együttesét sem tekinthetjük feltétlenül ilyennek./ A sorozatokat ugyancsak megfelelő szabatos címekkel kell ellátni. A cimnek megfelelően ki kell fejeznie azokat az ismérveket, melynek alapján a sorozatot az állagon belül kialakították: formai alapon kialakított sorozatok esetén a cim a formára /pl. irattipus/, szervezeti alapon kialakított sorozatok esetén a szervezetre vagy funkcióra /pl. ügykör/, tárgyi alapon kialakított sorozatok esetén á tárgyra kell, hogy utaljon. A sorozat időhatárait a benne összefogott iratok kezdő és záró időpontjai határozzák meg. 6/ A rendezés maga - akár a történetileg kialakult, de felbomlott belső rend helyreállítását, akár teljesen uj rend kialakítását tűzte is ki célul - elvben általában 3 szinten végezhető el: a/ Ezek közül a legfelső szint tulajdonképpen már a fond /ill. ha ezen belül állagok is vannak, az állagok, ha pedig az állagon belül még sorozatokat alakithatunk is ki, a sorozatok kialakításával egyenlő /ld. 1.5 és II.5/. Az igy kialakított fondon /ill. állagon, esetleg még sorozaton is/ belül az iratanyag rendezésének további céljaként még két szint elérése tűzhető ki. b/ Közülük a tökéletesebb az iratonkénti, tehát legkisebb levéltári egységig megtörtént, rendezettség szintje, melynél már minden egyes iratot arra a helyre osztunk be, melyet az az eredeti rendben elfoglalt /vagy esetleg el kellett volna foglalnia/, ill,

7

amelyet az általunk kialakított uj rendben kapnia kell. Ez a rendezés legmélyebb, harmadik szintje. c/ A rendezés első és harmadik /fond- állag-sorozat, ill. az egyes irat/ szintje közé eső szint a rendezés középszintje. A középszint kifejezés azonban gyűjtőfogalom, és - attól függően, hogy a rendezésre kerülő fond, állag, ill. sorozat helyreállítani vagy /uj rend esetén/ létrehozni kívánt rendszerében a legfelső és a legalsó szint között még hány fokú, milyen rendszerű további csoportosítás /pl.kutfŐtételalapszám; fasciculus - numerus; tétel-alapszám; tárgyi CFoport-aícsoport; év-hó; azonos kezdőbetű-csoport stb/ van beiktatva - s ennek következtében az iratanyagból a fond-állag-sorozat mint legnagyobb, és az egyes irat mint legkisebb levéltári egység között még hány lehetséges levéltári egység alakitható ki - ténylegesen többféle rendezettség! szintet is jelölhet. Általában elvben az e közbeeső szinteken végrehajtott rendezések mindegyike, amely az iktató számnál ill. az egyes jelzetes iratnál nagyobb levéltári egységet alakit ki, középszintű rendezésnek tekint-