Alapelvek

Vörös Károly: Alapelvek az iratanyag levéltári feldolgozásához. [Benne a 89631/1962 LO sz. irányelv] • 1962. [LSZ 1962/3-4. 50-66.p.]

- 58 * kell megjelölni. Állag megjelölésére tehát a fond törzsszáma ós a hozzá csatlakozó ezen betűjel használandó. n ágJ^âJgQZgg fondók

on és állagokon belüli rendezése A/ Alapelvek 1/ A levéltári feldolgozó munka második fázisa a már kialakitott egyes fondók és állagok iratainak a fondón és állagon belüli rendezése. 2/ È rendezés célja a fondók vagy állagok olyan belső rendjének kialakitá< sa, mely a fond /és állagai/ iratainak elsősorban belső tárgyi összefüggését a lehető legteljesebben kifejezve, egyszersmind azok nyilvántartását és kezelhetőségét, s ezzel a felhasználhatás igényeit is a legcélszerűbben biztositja. Az összefüggések kifejezése regisztratura jellegű fondnál a fbndképző szervezetét és funkcióit legmegfelelőbben tükröző, gyűjtemény jellegű fondnál - amennyiben azt továbbra is fenn kivánjuk tartani - a gyűjtemény gyűjtési szempontjait legteljesebben érvényesitő rend megteremtése révén érhető el. 3/ Ilyen rendnek mind regisztratura, mind gyűjtemény jellegű fondók és állagok esetén elsősorban a fond és az állag történetileg kialakult belső rendjét tekintjük, mely regisztratura jellegű fond esetében mintegy szerves fejlődés eredményeképpen jött létre, - vagy azt fejezi ki, - gyűjtemény jellegű fond esetében pedig a gyűjteményt létrehozó szempontoknak megfelelően alakult ki. Egyrészt ugyanis "*- többnyire joggal feltételezhető, hogy az iratanyag felhasználhatóságának egykorú igónyei e rendet a szükséges összefüggések még viszonylag legteljesebb ismeretében alakították ki. Másrészt az iratanyag hozzáférhetőségét, kezelhetőségét és nyilvántartását egykorulag biztositani hivatott, meglévő segédletek és nyilvántartások az iratanyag felhasználhatását /az esetleg szükséges modernebb segédletek elkészültéig/ többnyire mai igények számára is a legcélszerűbb módon szolgálják. Ennek megfelelően minden olyan esetben, mikor a rendezéssel elérni kivánt célt az iratanyag történetileg kialakult belső rendje kielógiti, ez a rend fenntartandó ill. - amennyiben felbomlott volna - helyreállítandó. Hasonló a helyzet abban az esetben is, ha a fond vagy az állag levéltári rendszere a fondképző működését, a belső összefüggéseket nem fejezi ki ugyan megfelelőén, de az iratanyaghoz olyan segédletek állnak rendelkezésre, melyek segitségével az iratanyag felhasználása kielégítő módon biztosítható. Ha a történeti fejlődés során valamely fond vagy állag többféle rendezésen esett volna át, ezek közül fenntartanáónak, ill. helyreállitandónak /a továbbiakban: eredeti rendnek/ mindig azt a rendetkell tekinteni, amely a fondképző működését a legmegfelelőbben tükrözi, s a fond vagy állag belső tárgyi Összefüggéseit legrészletesebben, legmélyebben tárta fel, ill. amelynek segitségével az anyag felhasználhatósága legegyszerűbben és legteljesebben biztositható /legjobb a tagolás, legrészletesebbek a segédkönyvek/. Ez gyakorlatilag többnyire az időben legutolsónak kialakitott, összefüggéseiben tehát legteljesebben átlátható rend, de alőfordul, hogy a rendezéssel biztositani kivánt cól

# megfelelő elemzés után, valamely korábbi rend visszaállításával bizonyul legteljesebben elérhetőnek. 4/ Ha akár a regisztratura, akár a gyűjtemény jellegű fond vagy állag e történetileg kialakult belső rendje a rendezéssel elérni kivánt célok valamelyiké- * nek megvalósítását nem, vagy nem minden esetben segiti elő, megfontolandó uj, e céloknak jobban megfelelő rend kialakítása. /Ld. a 11. pontot./