LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 2 A raktári jegyzék - 2.5 A raktári jegyzék utóélete
15 3. ábra Részlet a ciszter rend zirci hittudományi főiskolája iratainak raktári jegyzékéből (készült 1985-ben) A példaként felhozott jegyzékben láthatunk a 2. tételhez kapcsolva egy olyan elemet, amelyet Ember Győző a talányos „benne-észrevétel” kifejezéssel nevezett meg. Végülis a tétel címében megfogalmazott tárgymeghatározáshoz (tanári tanácskozások jegyzőkönyve) fűzött kiegészítésről van szó, amely valamilyen különleges érdekességű vagy jelentőségű tudnivalót (az apácák személyi adatairól szóló feljegyzés is megtalálhatók a tételben) közöl. Ez a megjegyzés azért érdemel figyelmet, mert a későbbiekben az elektronikus raktári jegyzékben valahol el kell helyeznünk az ilyen típusú tartalmi információkat, ha nem akarjuk, hogy az elektronikus jegyzékünk alacsonyabb információtartalommal bírjon a papíralapúnál. Azért problematikus rendszertanilag ez az elem, mert az az iratszint, amelyre vonatkozik, a tételen (a legkisebb tárgyi egységen) belül/alatta van, tehát a raktári jegyzékben már nem kerül általános jelleggel, minden egyes tételnél leírásra. A tétel alatt lévő (nevezhetjük ügyiratszintnek, bár ez a fogalom a konkrét példánkra nem egészen jó megnevezés) szintről a raktári jegyzékek sokszor elszórt, töredékes, de mégis fontos és megőrzendő információkat közölnek. Ehhez még hozzátehető, hogy a raktári jegyzékek a napi használat során nem egyszer önálló életre keltek, a levéltárosok a kereséseik, kutatásaik alkalmával megszerzett információmorzsákat szívesen jegyezték rá kézzel a gépelt jegyzékekre, hogy ezzel segítsék a legközelebbi keresést. És ha még hozzátesszük, hogy egy jegyzéknek több gépelt példánya is forgalomban lehetett különböző rájegyzésekkel, akkor látható, hogy a jegyzékek elektronizálása előtt a raktári jegyzék letisztázását is érdemes bevennünk a tervezett munkafolyamatba. 4. ábra VIII.1. A ciszter rend zirci hittudományi főiskolája iratainak raktári jegyzéke (készült 1985-ben)
