LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 2 A raktári jegyzék - 2.6 A raktári jegyzék digitális alakváltozása
16 2.6 A RAKTÁRI JEGYZÉK DI GITÁLIS ALAKVÁLTOZÁS A A rendszerváltozást követően előbb az új levéltári törvény, majd annak 1995-ben történt megjelenését követően a hozzátartozó végrehajtási rendelet kidolgozása foglalta le a levéltáros szakmát, hogy a kárpótlási törvény hatására a levéltárakat elöntő ügyféláradat szakmai munkát hátráltató hatásairól ne is beszéljünk. A levéltári rendezőszobák csendjében persze folytatódott a raktári jegyzékek készítése a megszokott módon. Aztán vidéken jobbára az 1990-es évek közepétől már megjelentek a számítógépen, Word szövegszerkesztő programmal készített raktári jegyzékek is. Veszprémben az 1992, 1993 körüli évek jegyzékei közül néhány került először elektronizálásra. A forma a klasszikus gépelt raktári jegyzékek vonalát követi, mind tartalmában mind formai jegyeiben a klasszikus raktári jegyzéket próbáltuk lemásolni. A számítógépet voltaképpen ekkor még csak elektronikus írógépként elektronikus szövegírásra használtuk. A begépelés, szövegszerkesztés és megjelenítés után a jegyzéket kinyomtattuk, és papíralapon került használatba, ez biztosította egyúttal a hitelességet is. Az elektronikus változat megőrzése annyiból volt érdekes, hogy hasonló fondokról, állagokról egyszerűbb volt átmásolás és módosítás útján új jegyzékeket előállítani. Az archiválást még nem tartották fontosnak a levéltár vezetői. Ezt a felfogást támasztja alá, hogy ebből a korszakból nem maradt ránk egyetlen jegyzék elektronikus változata sem, nem volt igazán fontos a fájlok megőrzése, konvertálása. Tanulmányunkban nem törekszünk, nem törekedhetünk országos helyzetkép felvázolására, de némi kitekintést azért illik tennünk, hogy a képet némiképp teljesebbé tegyük. A fővárosban természetesen más lehetőségek, technikai és szakmai feltételek mellett dolgoztak ekkortájt a levéltáros kollégák. Nem véletlen, hogy Budapest Főváros Levéltárában kezdtek el először alaposabban foglalkozni az ISAD(G) nemzetközi levéltári leíró szabvánnyal. Egy hat fős team az 1990-es évek végén elvégezte az ISAD(G) magyarítását, továbbfejlesztését is. Az ebből készült szerkesztési utasítás alapján 1999-től a fővárosi levéltár munkatársai fondismertetők készítését kezdték meg. A fondismertetőket az áttekintő raktári jegyzék fondtörténeti bevezető tanulmányának egyfajta átstrukturált változataként fogták fel. A BFL-ben már akkor arra a következtetésre jutottak, hogy ezt az új típusú segédletet egy átfogó számítógépes nyilvántartó program részeként lehet a legjobban a nyilvántartás és a tájékoztatás céljaira egyaránt felhasználni31. Meg is kezdték a megvalósítást a Registrum számítógépes program létrehozásával32. A BFL-ben kialakított elképzelés szerint az ISAD(G) alapú fond- és állagszintű leírások alatt továbbra is a „hagyományos” raktári jegyzék biztosította a részletes feltárást. A fond- és állagszint leírása és az ügyiratszinten releváns adatok szabványos adatbázisba rendezése mellett a kettő között elhelyezkedő raktári jegyzékek rögzítése szabványosítás nélkül történt meg a Registrumot kiegészítő raktári jegyzék programban. Egyszerű adatbevitelt végezve, a papíralapú jegyzékek szerkezetét másolták le, mint ahogyan a szövegszerkesztővel készült raktári jegyzékek esetében is történt33. A raktári jegyzék a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendeletben továbbra is a levéltári anyagról vezetett nyilvántartások között szerepel. Ekkor rögzítették először jogszabályban az áttekintő raktári jegyzék fogalmát és jellemzőit. Valamint a korábbról már ismertetett adattartalmú raktári jegyzék és az ideiglenes raktári jegyzék került be a rendeletbe. Egyetlen adatelem kopott ki az idők során az általános adatok közül, ez volt a raktári hely (épület, raktár, polc) megjelölése34. Nem véletlenül történt így, hiszen a praktikusabb raktári topográfia külön 31 A levéltáros berkekben a segédletekkel kapcsolatos új felfogás terjedését mutatja: Cseh Gergő Bendegúz–Körmendy Lajos– Németh István–Rádi Péter–Reisz T. Csaba: A levéltárak helye az információs társadalomban, a levéltári anyag informatikai feldolgozása. In: Levéltári Szemle 51 (2001) 1. sz. 13. 32 Szegőfi Anna: Fondismertető (fondtörténeti bevezető) tanulmányok készítése a BFL-ben. In: Levéltári Szemle 53 (2003) 3. szám 22–46. 33 Sipos András főosztályvezető (Budapest Főváros Levéltára) szíves közlése. 34 A megrendezett, elvileg végleges állapotú levéltári egységeket tartalmazó raktári jegyzék leggyakrabban változó eleme a raktári elhelyezés lehet, ami nem kedvez a jegyzék kezelésének, hiszen elvileg újra kellett volna gépelni változás esetén, ami
