LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Levéltári nyilvántartások egységesítése. Utasítás az állami levéltárakban vezetendő nyilvántartásokról. • 1955.06.21 [13-07-10/1955 LOK]
szigorúan be kell tartani, Co Tervezés és munk are nd. 1./ Tervek, beszámolók és mellékleteik. Az évi terv és féléves beszámoló Telsz ités ének módját esetenként fogom szabályozni, 2*-/ Terv bontás és munkalap. Az évi tervrvl a tárgyhónapét megelőző hónap utolsó hetében /amikor már letérhető a tárgyhónapét megelőző hónap tervtelje sitésének mértéke/ belső használatra havi terv bontást kell késziteni, A tervbontás a tárgyhónapra vonatkozó összlevéltári feladatokat tartalmazza, A tervbontást a mellékelt "Munkaterv1 ' cimn kitöltött minta szerint kell késziteni. Az előirányzott munkákat tételesen kell felsorolni, tehát nem elégséges azt mondani, hogy rendezés, h ane m taxative fel kell sorolni, hogy milyan állagek milyen mennyiségű és év körű iratanyaga kerül milyan jellegű rendezés alá, Az állandó jellegű adminisztratív munkáknál a részletes kifejtés mellőzhető /tehát csak azt irjuk fel, hogy pl, kutatószolgálat, hivatali adminisztráció stb,/ Az "Előirányzott ide" cimü rovatba azt tüntetjük fel, hogy a munka elvégzésére a tárgyhónapban a levéltárnak mennyi időre van szüksége napban kifejezve, A következő vizszintes r.>vat"kba, visz-nt azt irjuk be, hogy az egyes munkákban a dolgozók milyen időmennyiséggel vesznek részt. Ha egy ivre a havi tervbonísás nem fér ki, több ive-t kell egymásután kapcsolni, ill tőleg ha a levéltári dolgozók sz.áma 6-nál több, a vizszintes rovatokat több rovatra Lehet bentani. Az évi tervnek havi bontását a levéltárvezető végzi, A vizszintes "összesen" rovatot /a 1f p alják/, a hónap végeztével a munkalapok adatainak összegezése után kell kitölteni. Ha konkrét munkák /pl, iratrendezés/ teljesitése nem történt volna meg, ennek indokolását a hónap végén a "Megjegyzés" rovatba kell néhány szóval feljegyezni. Ugyanitt kell feljegyezni azt is, ha a dolgozók a tervet túlteljesítették, illetve terven felüli feladatot végeztek. A havi bántást a levéltárvezető, vagy megbízottja a "Munkalap" cimü minta szerint tartozik személyekre is lebontani /lásd a mellékelt mintát/. A mellékelt minta esetében a dolgozó minden hét végén kLr tel^s az elmúlt hét időadatait bejegyezni, /a legkisebb időegység 1/2 nap/. Az állandó jellegű kisebb munkákat /pl, valaki naponként 2 érát takarit/ a hét végén összegez kell beirni /6x2 óra - 1 1/2 nap/.^A hónap végén a dolgozó összegezi az egyes munkákra forditott munkaidőt, feljegyzi a munka elvégzésére vonatkozó esetleges észrevételeit /a "Megjegyzés" rovatba a fentiek szerint/, azután átadja munkalapját a levéltárvezetőnek, aki a munkalapok adatai alapján bevezeti a Munkaterv "Összesités" és "Megjegyzés" rovataiba a szükséges adatokat, A hónap végéig a dolgozó, a hónap letelte után a levéltárvezető erzi a munkalap, kat, A munkatervek szabályszerű bontásáért és vezetéséért a • levéltárvezető felelős. Ugyancsak a levéltárvezető felelős azért is. hegy a dolgozx k megfelelő időben megkaoják a következő havi munkájukat, tartalmazó 3-.9
