LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Levéltári nyilvántartások egységesítése. Utasítás az állami levéltárakban vezetendő nyilvántartásokról. • 1955.06.21 [13-07-10/1955 LOK]
zés k"zben szerzett tapasztalatik; stb—stfej A dossziét /palliuuot/ egy-egy alapleltári egység részéré csak akk~r kell felfektetni,, ha az állagra vonatkozóan van már feljegyzésc Palliuniké.at, kitermeit irattári ír~mány jegyzékeket 5 kitermelt postakönyv iveket stb3 is fel leh°t használni, A dosszié vagy pallium küls." oldalára az állag alapleltár szerinti cimét e A f~nd dossziéba elhelyezendő feljegyzéseket fél, vagy negyediv nagyságú papirra /lehet féltiszta is/ kell írni* A feljegyzés aljára tüntessük fel a feljegyzés keltét /évét is/ és a feljegyzés készítője a lapot kézjegyével is lássa el. Egy-egy lapra több -- főleg azonos tárgyú - feljegyzést is lehet eszközölni, de mindegyiket külűn-külön keltezzük és irjak alá0 Különböző tárgya feljegyzéseket /pl. rendezés közben szerzett tapasztalatunkat és az állag anyagából készült újságcikk cimét/ ne irjuk egy lapra* A foad dossziékban elhelyezett feljegyzésekről a LOK-nak másolatot küldeni, vagy egyéb módon beszámolni nem kell. A fond-dossziét csak a levéltár dolgozója kecelheti, kutatás számára a szükséges felvilégositásokat szól "Meg kell megadni, Kutatás és kölcsönzése 1/ Kutatási napló, Á nyomtatványokat valamennyi állami levéltárnak már megküldöttem és a napló vezetését 064-01-15-1/1955* A*25/ LOK számú rendelectel már szabályoztam* 2,/ Iratkölcsö nzési naplc3 Az irat kölcsönzési napló vezetéséhez szükséges nyomtatványok megküldéséről egyidejűleg intézkedtem<, Kérem- hogy a megküldött űrlapokat köttesse be* '1 napló vezetésével kapcsolatban a következőkre hivom fel Levéltárvezető Elvtárs figyelmét: Az uj mplr vezetésének megkezdése előtt a régi naplót le kell zárni /mint az iratgyarapodási naplótA A még érvényben lévő kölcsönzéseket át kell vezetni az uj nafilóba, r A kölcsönzés kelt" cimü rovatba ebben az esetben is az eredeti kölcsönzés napját kell beirni a felyószámozást minden évben újra kell kezdeni* A kikölcsönzött anyag részletes felsorolása ós hiány nélküli visszavételének igazolása a kapcsolatos ügyiraton /jegyzéken/ történik* Iratanyagot kölcsönözni csakis hivatalos Írásbeli megkeresésre szabad, A megkeresést minden esetben iktatni fcell, s ezt az iratot /a mellékletekkel pl, a kikölcsönzött anyag jegyzékével együtt/ az irattárba kell elhelyeznie A kölcsönzési jegyzéket, mely minden esetben felsorolja a kikölcsönzött iratok cimét /jelzetét/ korát és lapszámát, 3 példányban kell elkészíteni: egy példány a levéltár irattárábán marad, 2 példányt el kell küldeni a kölcsönző intézménynek azzal a megjegyzéssel, hogy az egyik példányt az átvétel igazolásának elismerésével a kölcsönző levéltárnak küldje vissza* Iratkölcsö azé se knél a rfAO1-9-42/1955» /IV* 1/ LOK rendelet előírásait 3ic
