LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI

Általános - Levéltári nyilvántartások egységesítése. Utasítás az állami levéltárakban vezetendő nyilvántartásokról. • 1955.06.21 [13-07-10/1955 LOK]

~ 2 -rovatban tüntessük fel, hogy honnan történt a beszállítás. Pl. Átadó szerv az Izsáki községi tane.cs /Izsák, Fő tar 3. megjegyzést beszállitva Kossuth utca 22,számú házból /régi tanácsház/. Természetesen, ha ezek az adatok az átadással, kapcsolatos ügyiraton szerepelnek, a naplóban való .feltüntetésük nem feltétlenül szükséges. Az "Iratanyag raktári helye-i

cimü

rovatban azt kell feltüntetni, hogy a beszállítás után hová helyeztük az anyagot. Ha később az anyag innen más helyre került - de az alapleltárat már elkészítettük -a változást a gyarapodási naplóban nem kell feltüntetni. Ez vonatkozik a többi rovatra is: ha az alapleltár már elkészült, a mennyiségben, óvkörben stb. beállt változásokat csal: az alapleltáron kell megfelelő pótlapok alkalmazásával rögzíteni. Az iratgyarapodási naplóba a beszállított anyag adatait a beszállítást követő 48 órán belül be kell vezetni, A levéltárba érkező anyakönyvi másodpéldányokat az iratgyarapodási naplóba nem kell feljegyezni, hanem közvetlenül az anyakönyvi nyilvántartó lapokon kell nyilvántartásba venni. 3./ Alapieltára

i;, Az'/alleplVltarlapok felvételét az eddigi rendelkezések ..Útmutató a megyei és városi levéltárak leltárának elkészítéséhez 1950.', szerint kell végezni, A jövőben az elkészült leltárlapra és pótlapra a leitér szövege után mindig rá kell vezetni a leltárlap elkészítésének /befejezésének/ dátumát és a leltárlapot a készítőnek alá kell írnia. A leltárlapot a levéltárvezetőttok is láttamoznia kell. Ez a láttamozás nem azt jelenti, hogy a levéltárvezető a beosztottja által készített leltár minden mennyiségi adatáért felelősséget vállal, hanem azt. hogy a leltárlapot megt-kintette és ennek során megfelelőnek találta. Az elkészült és LOK-ba felterjesztett alapleltarak levéltárban maradt példányain változtatást eszközölni nem szabad /kivéve az elhelyezési rovatot/. Az iratanyagban bekövetkezett - alapleltári kérdőpontokat érintő - változásokat pótlapokon kÁ-il rögzíteni, A pótlapot négy példányban kell készíteni, s az alapleltárhoz hasonlóan a LOK-nak 2 példányban kell megküldeni. A pótlap félives /az alaplel tárral azonos jó minőségű papíron készítendő/ lehet féltiszta papír is/, A pótlapra fel kell írni a levéltár /és levéltári részleg/ nevét, a leltári tételszémiot /törve római számmal,' és az állag cimét, A római szám az állag pótlapjainak sorszámát jelenti. Ezután következik a változást szenvedett rovat kiegészítése, illetve módosítása, pl. Esztergomi Állami Levéltár 23/11, tételszám. Dorogi járás kihágási iratai, /1923-1932/ 7.o. Terjedelem 7 fm. /SelejtwZés után/. Az alapieltárakon az iratanyag elhelyezésében beállott változást pótlap alkalmazása nélkül is kijavíthatjuk, /Erről a LOK-ot értesíteni nem kell/. A javítás eSetén a régi elhely-zés megjelölést ugy