LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI

Tervezési statisztikai segédlet - Javaslat új tervezési-statisztikai segédlet elkészítésére. (1981.10.27-1980.10.29-i szolnoki igazgatói értekezlet 1. napirendi pont) • 1981. szept. [LO sz. n.]

külön-külön kártyákon rögzíthetők, és ezekből az éves jelentések táblázatai könnyűszerrel kitölthetők. Az adatlap felvétele A nyilvántartási adatlap felvételének alapját a rendelkezésre álló levéltári segédletek képezik. Ezek hiányában a minősítés csak a legkisebb raktári egységek figyelembevételével végezhető el. Ugyancsak a legkisebb raktári egységeket kell figyelembe venni akkor, ha az anyag segédkönyvei hiányosak, vagy hiányoznak. (Pl.: ha egy regisztratura-jellegű fond/állagnál egyik esztendőből hiányzik az iktatókönyv, sorkönyv és mutatókönyv - vagy ezek bármely variációja -, akkor a fond/állag ezen részéhez feltétlenül készítendő kutatási segédle t.) Az adatlap felvételével kapcsolatos gyakorlati megjegyzések Egy fond/állag, vagy annak valamely új törzsszámot kapott része csak egy helyen minősíthető. (Pl. az 1944-45. évi korszakhatár nem mindig teszi lehetővé az anyag fizikai szétválasztását, de az új korszakhatárba sorolt irategyüttes új törzsszámot kap. Ebben az esetben az anyag minősítése csak annál a törzsszámnál történhet, ahol az anyagot ténylegesen őrzik, illetve nyilvántartásba vették^) •Az iratok időrendje lényegében nem számít kutathatósági szempontnak. (Pl. egy középszinten évek időrendjében rendezett regisztratura-jellegű irategyüttet információszolgáltatási értéke egészen elenyésző, ha azoknak segédkönyvei hiányoznak, így adott esetben a közép- és darabszinten rendezett iratok kutatási segédletekkel elláttatlanoknak is minősülhetnek.) Azok a nagyobb terjedelmű, lajstromozott, raktári jegyzékkel ellátott irategyüttesek, amelyeknek segédletei az anyag fizikai rendjét követik -mégha elő is segítik az információszolgáltatást és kutathatóságot - összetett vagy más szempontok alapján készült mutatók hiányában nem kielégítően szolgálják az anyag kutathatóságát. A segédkönyvek (iktató-, sor-, mutatókönyvek, lajstromok) is olyan szintű segédletekkel ellátottnak minősülnek, mint amilyennek a hozzátartozó iratokat