LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI

Tervezési statisztikai segédlet - Javaslat új tervezési-statisztikai segédlet elkészítésére. (1981.10.27-1980.10.29-i szolnoki igazgatói értekezlet 1. napirendi pont) • 1981. szept. [LO sz. n.]

— £ -A javaslat a rendezettséggel kapesolatos hagyományos levéltári terminológia változatlan megtartása mellett, bevezeti a kutathatóság szempontjait a levéltári anyag teljesebb feltárása érdekében. Ebből következően kitűnik, hogy a levéltári anyag rendezettsége és segédleteltsége (kutathatósága) egymással nem összefüggő fogalmak, függetlenül attól, hogy a levéltári anyag rendezettségi szintjei a kutathatóságot befolyásolják. A kísérlet A Levéltári Osztály megbízásából a Heves megyei Levéltárban kísérletet végeztünk az új tervezési-statisztikai segédlet kialakítására. Célunk az volt, hogy az új segédlet a fenti követelményeknek mindenben megfeleljen, elkészítése és kezelése ne igényeljen viszonylag sok munkát, és segítséget nyújtson a levéltári munka pontosabb tervezéséhez, miközben felszínre hozza az anyag állapotával és az elvégzendő szakmai feladatokkal kapcsolatos problémákat. A kísérlet során a minősítést a IV. és XII. fondfőcsoport mintegy 800 ifm anyagára végeztük el. Az anyag védelmére és filmézettségére vonatkozó adatokat nem vizsgáltuk. Megjegyezzük, hogy mindkét fondfőcsoport középszinten rendezett, áttekintő raktári jegyzékkel ellátott és mintaállványozott volt. A minősítést — ha a szükség megkívánta — s amint azt az új tervezési-statisztikai adatlap kitöltési utasítása is előírja — a raktári egységek szintjéig végeztük el. A kialakított és csak részben új minősítési szempontok egységes értelmezése érdekében az alábbiakban részletesen is rögzitjük a mellékelt tervezési-statisztikai adatlapon található kategóriák ismérveit. Az adatlap leírása Az egységes adatlap fond/állag szinten tartalmazza a szükséges ismérveket. Hagyományos módon is jól használható, de minimális többletmunkával alkalmas a gyorsabb adatkeresésre is. A mellékletben bemutatott K/4 méretű peremlyukkártyán a minősítés ismérvei, illetve a változások rögzítésére szolgálórovatok találhatók. A rovatok kitöltése és a kártyák fondtörzsszámok szerint történő tárolása után az adatok összesíthetők, fondfőcsoportok szerint