LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István: A raktári jegyzék metamorfózisa. Levéltári Szemle, 69. (2019) 3. 35-56.
53 2019/3. bizottságot a levéltári szakmai követelményrendszert meghatározó 10/2002. NKÖM rendelet módosítására. A bizottság javaslatában a raktári jegyzékből raktári nyilván tartás lett. Adattartalma azonban lényegében nem változott meg. A névváltozás mögött a levéltárelméleti felfogás változása áll. (Sőt, hozzátehetjük, hogy a nomenklatúra megváltoztatása a szakmai közeg felfogásának, majd pedig a gyakorlatnak a lassú megváltoztatását is célozza.) A nemzetközi levéltári leíró szabvány által képviselt elveknek a raktári jegyzék annyiban nem felel meg, hogy a raktári egységek nem lehetnek a leírás alapegységei. A raktári jegyzék történetében tehát alapvető fordulat következett be a 2015-ben jogszabályi szintre emelkedett átkereszteléssel. 43 A levéltári egységek sora végül felülkerekedett a raktári egységekre felfűzött szerkezetű jegyzék típuson. A nemzetközi szabványok következetes alkalmazása azt eredményezte, hogy a raktári jegyzék/nyilvántartás ismét a levéltári nyilvántartások csoportjába sorolódott. A fordulatot tovább erősíti a scopeArchiv integrált nyilvántartási rendszer Magyarországon való széleskörű alkalmazása. A rendszer használata révén a levéltári egységek leíró jellege erősödik, a levéltári hierarchia alsóbb szintjein pedig visszaköszönnek a hajdani raktári jegyzékek alapegységei, a tételek. Tehát az információ nem veszik el, hanem transzformálódik. A nehézséget most az okozza, hogy miként juttassuk be az új adatbázisba a jobbára excelben készült, illetve tárolt raktári jegyzékeinket. Gyors megoldás az egyes törzsegységek szintjén készült raktári jegyzékek fájljainak bármely formátumban (PDF, doc, xls) az adott levéltári, illetve leírási egységhez való becsatolása lenne, de ez nem tekinthető hosszú távon kielégítő megoldásnak. Bár megjegyzem, átmeneti megoldásként alkalmazása üdvös lehet, mivel a segédletfájlok internetes felületen való publikálása és a fájlok letölthetőségének biztosítása így is sok levéltárunk esetében a korábbiaknál a nagyközönség szélesebb körben való informálását nyújthatná. Az igazi, tartós megoldást azonban a raktári jegyzékeknek a scopeArchiv adatbázisába (vagy bármely komplex elektronikus levéltári nyilvántartó rendszerbe) való teljes integrálása, a raktári jegyzékek adatainak betöltése jelentené. Ennek jelentős akadálya azonban a scopeArchiv esetében az átlag levéltáros számára a szükségesnél bonyolultabb módszer, amely a jegyzékeknek a Transfer Assistant elnevezésű betöltéssegéd program számára történő exceles előkészítéséből fakad. Így a feltöltések munkaidő- és humánerőforrás igénye magas, hatékonysága alacsony marad még jó ideig. Sokat segítene, ha az exceles raktári jegyzékek szerkezetét közelebb tudnánk vinni a betöltéssegéd által megkívánt felépítéshez. Erre az esély megvan, hiszen a tanulmány korábbi részéből kiviláglik, hogy a papír alapú raktári jegyzék is rendelkezik sokrétű strukturáltsággal és hierarchizáltsággal. Márpedig az adatbázisok szerkezetének a struktúra és a hierarchia ugyanúgy alap 43 27/2015. (V.27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről 30.§ (2) f) A raktári jegyzék metamorfózisa
