LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István: A raktári jegyzék metamorfózisa. Levéltári Szemle, 69. (2019) 3. 35-56.
54 Levéltári Szemle 69. évf . vető jellemzője. A kettő közötti konkordancia megteremtése még mindig aktuális feladata lenne a levéltáros szakmai közönségnek. 44 Az informatika világának szédítő gyorsaságú fejlődése, változásai mellett feltételezhető, hogy a scopeArchiv is egy olyan rendszer, amely nem feltétlenül lesz örök érvényű. Ezért előretekintve azzal is érdemes számolnunk, hogy valamikor majd jön egy másik rendszer, amelybe az adatbázisban lévő adatállományunk áttölthető lesz. (Az adatok migrációjának lehetősége természetesen bármely új rendszer esetén alapkövetelmény.) A lényeg és a feladat tehát már most is az, hogy a mindenkori integrált, elektronikus nyilvántartórendszerünkbe juttassuk be a levéltárban őrzött iratanyagra vonatkozó, rendelkezésünkre álló adathalmazokat. Ezért kell kiemelt problémaként kezelni a raktári jegyzékek adatállományának a scopeArchivba való minél gyorsabb és egyszerűbb bevitelét. Összegzés Hogy mi a raktári jegyzék metamorfózisának kifutása? Kafkai a vég vagy valami más? Úgy vélem, hogy ma még nem tudjuk biztosan megmondani. A digitális átmenet során egységes szakmai koordináció híján a papír alapon még sokáig egységes felépítésű raktári jegyzék elektronikus formába átültetése sajnos nem szabványosított formában történt meg. Ezért – kis túlzással – levéltáranként eltérő utak és gyakorlat alakult ki. Mindennek ellenére a közelmúltban a raktári jegyzék raktári nyilvántartássá átkeresztelése után sem tűnt el a műfaj a palettáról és a levéltári hétköznapokból sem. Ennek legvalószínűbb oka az, hogy a levéltári anyag nyilvántartására a raktári jegyzék szerkezete elsősorban áttekintő jellege miatt a továbbiakban is igen alkalmasnak és könnyen kezelhetőnek látszik a levéltárosok számára. Ugyanakkor az integrált adatbázisrendszerek korában a raktári jegyzékek egyedi, integer egységekben való fennmaradásának esélye mégis egyre csökken. Az integrált nyilvántartó rendszer mellett szól az is, hogy egyszerű megoldást biztosít a közvetlen adatbevitel révén. A raktári jegyzéknek az integrált nyilvántartó és tájékoztató jelleget egyaránt magában hordozó nagy szakrendszerekbe való beépülése teret nyerhet azért is, mivel az adatbázisokba épített keresőfunkciók mind összetettebb és rugalmasabb adatszerkezetű megjelenítésükkel enyhítik az önálló raktári jegyzékek hiányát, sőt tájékozódás tekintetében túl is lépnek azok lehetőségein. Nagy előnyt jelent a közvetlen internetes kapcsolat segítségével a gyors és egyszerű közzétételi mód és az őrzött iratanyag adatainak széles körű megismertetésének lehetősége is. A másik oldalról nézve viszont a betöltés után a raktári jegyzék szerkezetének felbomlása, az adatbázisban történő feloldódása információs veszteséggel jár. 44 Ehhez hasonló kísérletet tettünk dr. Juhász Zoltánnal, amikor a 2014-es tanulmányunkban egy xmlalapú raktári jegyzék adatmodellt alkottunk meg. Boross István
