LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István: A raktári jegyzék metamorfózisa. Levéltári Szemle, 69. (2019) 3. 35-56.
40 Levéltári Szemle 69. évf . mel külön is említést. A segédletek legfontosabb adatai közül a levéltári anyag címe és jelzete Ember Győzőnél nem válik el egymástól, ezeket a szerző „és” illetve „vagy” jelleggel együttesen kezeli.20 Ez a gyakorlat meg is gyökeresedett Magyarországon, és nem is okozott problémát mindaddig, amíg a nemzetközi szabványok alkalmazása a 2000-es években be nem gyűrűzött Magyarországra. Ember Győző másik fontos megállapítása a raktári jelzettel volt kapcsolatos. Leírása szerint korábban a raktári jelzet fogalmában szorosan összekapcsolódtak a raktárépület, a raktárterem, az állvány és a legkisebb raktári egység azonosító, jelölő elemei. Ugyanakkor a legkisebb egység, az iratokat közvetlenül magában foglaló tárolóegységek, a raktári egységek jelzete nem egészen konzekvensen hol a raktári, hol a nagyobb levéltári egységen belüli helyét jelezte egy-egy iratcsomónak, kötetnek.21 Ezért a szerző a raktári jelze tet kettéválasztva bevezette a helyrajzi (topográfiai) jelzet és az önálló raktári jelzet egymástól elkülönülő fogalmait. Így a legkisebb raktári egységre szűkített raktári jelzet már nem az iratanyag helymeghatározásához kötődött elsődlegesen, hanem sokkal inkább a levéltári anyag elvi tagozódásához közelített. Megvolt a gyakorlati oka ennek a változtatásnak, hiszen az iratoknak egyik polcról a másik polcra, egyik raktárból a másik raktárba való áthelyezésekor a helyváltozás nyilvántartása köny nyebb volt úgy, ha a raktári jelzet nem a pontos, fizikailag körülhatárolható raktári helyet jelöli. A raktári egység jelzete függetlenedett a raktári helytől, könnyebben mobilizálhatóvá vált hát a levéltári anyag nyilvántartásának szempontjából is. Ez a fogalmi elhatárolás a raktári jegyzék szerkezetére komoly hatással volt a későbbiekben azáltal, hogy a raktári egységek jelzete az irategységek levéltárbeli helyét jelző levéltári jelzetekkel került közelebbi kapcsolatba. A mű második részében Ember Győző sorra veszi a segédletek egyes típusait. Ezek között pedig már önálló műfajként megtalálhatjuk a raktári jegyzék et is a közepes szintű levéltári segédletek sorában. A raktári jegyzék mellé ebbe a csoportba még a konspektus és a repertórium került. A csomójegyzék raktári jegyzékre átkeresztelésének legfőbb indoka az volt, hogy a csomójegyzék elnevezése egyértelműen az egyik típusú legkisebb raktári egységre utal, ugyanakkor a csomójegyzék tartalmazhatja a többi típusú legkisebb raktári egységet is: köteteket, dobozokat, tékákat. Ember Győző a raktári jegyzék elsődleges céljának a levéltári anyag biztonságos őrzését tartotta, ezzel a nyilvántartási jellegű segédletek közé sorolta. A raktári egységekben elhelyezett iratok levéltári jelzeteivel kapcsolatban megállapította, hogy a raktári jegyzék szintetikus volta miatt nem kell feltüntetni a jegyzékben a teljes mélységű levéltári jelzetet. Azaz elegendő a raktári egységben foglalt legkisebb és legnagyobb jelzetet megadni, ha közte vannak hiányzó jelzetek, iratok, ezt a raktári jegyzék nem kell, hogy tartalmazza. Ez a megoldás a későbbiekben teljes polgárjogot nyert, az 1971-es raktári jegyzék munkautasí-20 A levéltári terminológiai lexikonban is így rögzült. Lásd: Ember, 1982: 14–105, 14–108, 14–109. 21 Ember Győző ilyen példákat említ: 11. sz. raktárterem 1001. sz. raktári egysége; vagy: helytartótanácsi levéltár, helytartótanács regisztratúrája 101. sz. raktári egysége. Boross István
