LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 3 A digitalizálás előnyei és hátrányai a levéltári gyakorlatban - 3.1 A digitalizálás céljai és előnyei
20 3 A DIGITALIZÁLÁS ELŐN YEI ÉS HÁTRÁNYAI A L EVÉLTÁRI GYAKORLATBA N A digitalizálás mára már megkerülhetetlen feladat a magyar levéltárakban is. A 2000-es évek elejéhez viszonyítva az elmúlt években már szinte nem maradt olyan levéltár, amely ne kapcsolódott volna be a digitalizálási folyamatba39. Ez a fejezet a digitalizálás informatikai vonzatait járja körül a digitalizálás előnyeinek, hátrányainak, és korlátainak bemutatása céljából 40. A digitalizálás fogalom alatt azt a tevékenységet, folyamatot értjük, amikor egy számítógépben tárolásrafeldolgozásra alkalmatlan formából a számítógép számára érthető, feldolgozható formátumot hozunk létre. Egyszerűen fogalmazva, egy ún. „analóg” technológiával készült, papírra írt dokumentumot, rajzot, képet számítógépben tárolható számsorozattá, digitális formátumúvá alakítunk. A levéltári állomány méretéből következően, a levéltári gyakorlatban tipikusan tömeges digitalizálásról beszélünk, tehát nem egy-egy dokumentum átalakításáról, hanem dokumentumok tíz- és százezreinek feldolgozásáról. Ilyen mennyiségű anyag digitalizálása már ipari méretű folyamatnak tekinthető, ami alapos mérlegelést és tervezést igényel a megvalósítás előtt 41. A digitalizálás alapértelmezetten a tartalom leírásával nem foglalkozik, csak digitális másolatot eredményez. A digitalizálás szó szerinti értelmezése alapján tehát az iratok szöveges átírása számítógépen nem tartozik a digitalizálás témaköre alá. Tanulmányunk célja alapvetően a hazai levéltárak működésében fontos raktári jegyzékek elektronikus kezelésének vizsgálata. Ebben a fejezetben mégis egy rövid kitérőt teszünk a digitalizálás problémakörére, mivel szeretnénk a figyelmet felhívni arra, hogy a levéltári munkában az iratok tartalmának elektronikus leírása és feldolgozása legalább akkora figyelmet kell, hogy kapjon, mint a digitalizálás. 3.1 A DIGITALIZÁLÁS CÉLJAI ÉS ELŐNYEI A levéltári digitalizálás elsődleges célja az állományvédelem. Amennyiben rendelkezésre áll digitális másolat az eredeti dokumentumról, az eredetit nem kell mozgatni, így a használat közbeni sérülések elkerülhetők. Fontos szerepe a digitális másolatoknak, hogy az eredeti dokumentum megsemmisülése esetén a biztonsági másolatból rekonstruálható legyen az eredeti dokumentum kópiája. A digitális másolatok elősegítik a kutatók munkájának gyorsítását. Amennyiben a dokumentumok kiegészülnek egy hatékony kereső rendszerrel, nincs szükség minden kérés alkalmával a korábbi dokumentum előkészítési munkálatokra, az esetenként előforduló hosszadalmas várakozásra. Ez nagymértékben csökkentheti a levéltári alkalmazottak leterheltségét is, növelve a munka hatékonyságát. A minőségi digitális másolatok lehetővé teszik az élményszerű vizuális megjelenítést is. Az interneten való közzétételben, közművelődési tevékenység során előadásokon, levéltárpedagógiai foglalkozásokon való felhasználással emelhető a levéltári szolgáltatások színvonala. Így nagyobb célközönség számára válnak elérhetővé a levéltárban őrzött dokumentumok. A nagyobb közösség elérése tehát a digitalizálás további fontos célja. 39 A levéltárak középfokú informatikai stratégiája 2006–2010 közötti időszakában pályázati forrásokkal támogatott digitalizálási akciók indultak. 40 Vö.: Szerk.: Körmendy Lajos. Levéltári kézikönyv. Osiris, Bp., 2009. 686–688. 41 Tanulmányunknak nem célja a levéltári digitalizálás módszertanával részletesen foglalkozni. Ehhez nyújt útmutatót a következő tanulmány: Ambrus Gábor–Biszak Sándor–Somfay Örs: A levéltári anyagok digitalizálásával szemben támasztott követelmények. Arcanum Adatbázis Kft. Budapest, 2012. http://www.bfl.archivportal.hu/eleveltar/data/files/278381236.pdf
