LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI
Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 3 A digitalizálás előnyei és hátrányai a levéltári gyakorlatban - 3.2 A digitalizálás hátrányai - 3.2.1 Rejtett hátrányok
21 Általában nem fogalmazódik meg explicit módon, de a digitalizálás fontos további szempontja kell, hogy legyen a kereshetőség. Ha a digitalizált anyagok rendezetlenül, koncepció nélkül kerülnek tárolásra, az ahhoz hasonlítható, mintha az eredeti dokumentumainkat egy zsákba tömnénk bele. A levéltári munka alapja a rendszerezés, a dokumentumok „megtalálhatóságának” biztosítása. Egyes levéltári irattípusok esetében a karakterfelismerő programok segítségével szöveges állománnyá alakíthatók a képfájlok, ami a levéltári feldolgozást és kutatást egyaránt segíti. A digitális anyagok kezelése során is a hagyományos levéltári dokumentumok esetén megszokott precizitásra van szükség. Emiatt a dokumentumokat ún. adatbázisokban kell tárolnunk, amelyek biztosítják a kontrollált hozzáférést és a kereshetőséget. 3.2 A DIGITALIZÁLÁS HÁTR ÁNYAI Mint minden új technológia vagy folyamat, a digitalizálás is rendelkezik hátrányokkal. Ezek közül több egyértelmű, mások rejtettek, csak hosszútávon jelentkeznek. Ezeknek a hátrányoknak az ismerete elengedhetetlen, ha a digitalizálás tömeges méretű alkalmazása a kérdés. Az egyértelmű hátrányok közül az első a költség. A digitalizálás számítógép környezet számára készül, elengedhetetlen a megfelelő teljesítményű, megbízhatóságú számítógépes infrastruktúra megléte, kialakítása. Az infrastruktúrába tartoznak a levéltári dolgozók számítógépes munkahelyei, az őket összekötő belső számítógépes hálózat, a központi feladatokat ellátó szerverek, nagykapacitású tárolóegységek, digitalizáló készülékek, stb. Mivel a digitalizálás nem egyszeri feladat – a digitális dokumentumokat keletkezésük után folyamatosan számítógépeken tároljuk – a rendszer fenntartása, folyamatos, évtizedeken át tartó üzemeltetése is költségeket indukál. Az infrastruktúra kezeléséhez, a digitális dokumentumok létrehozásához, feldolgozásához, kezeléséhez megfelelően képzett levéltáros szakemberek szükségesek. Az új technológia bevezetése miatt jelentős lehet a szükséges továbbképzés költsége is. A költségek harmadik tényezője az idő. Bár a digitális másolatok megléte tehermentesíti a levéltáros dolgozók munkáját, a digitális másolatok létrehozása (előkészítő- és utómunka, metaadatok feldolgozása) emberfeletti terheket róhat a levéltáros közösségre. Több tízezer iratfolyóméter anyag digitalizálása nem megy gyorsan, kérdéses, hogy egyáltalán lehetséges-e. Még ha teljesen automatizálható lenne is a folyamat, az időigény hatalmas. Példaként vegyünk két esetet. Az első esetben egy dokumentum digitalizálása 1 másodpercet vesz igénybe, a második esetben 1 percet. A feldolgozási idő 1, ill. 1000 iratfolyóméter anyag esetén közelítőleg az alábbi (az egyszerűség kedvéért mai szabvány A4-es lap papírvastagsággal – 0,1 mm – számolva): Feldolgozási sebesség Teljes feldolgozási idő a) 1 mp / oldal 1 ifm (10 000 oldal): 2,8 óra 1000 ifm (10 millió oldal): 115 nap b) 1 perc / oldal 1 ifm (10 000 oldal): 167 óra 1000 ifm (10 millió oldal): 19 év Természetesen ezek az idők gyorsíthatók, amennyiben többen dolgoznak egyszerre az anyagok digitalizálásán, azonban a digitalizálási berendezések, illetve a rendelkezésre álló szakképzett alkalmazottak száma fizikai korlátokat jelent. A legnagyobb korlát azonban az, hogy a folyamat a gyakorlatban általában nem automatizálható teljesen, szükség van emberi beavatkozásra, ellenőrzésre, elektronikus segédletek készítésére, ami miatt még az 1 perc/oldal sebesség is irreálisan gyorsnak számít. 3.2.1 REJTETT HÁTRÁNYOK A digitalizálásnak sajnos vannak rejtett hátrányai is, amik alapvetően az anyagok digitális formájából következnek. Ezek közül a legkritikusabb a hosszú távú megőrzés, archiválás problematikája. A digitális
