LEVÉLTÁRI ANYAG NYILVÁNTARTÁSAI

Általános - Boross István – Dr. Juhász Zoltán: A raktári jegyzék elektronikus megjelenítése és kezelése. Veszprém, 2014. - 2 A raktári jegyzék - 2.6 A raktári jegyzék digitális alakváltozása

19 Ezzel párhuzamosan kialakult a raktári jegyzék készítési munkafolyamat elektronikus leképezése is a levéltári hálózatunkon. A kialakult szisztémát az elektronikus ügyiratkezelésre való átállás kezdeti lépéseként is felfoghatjuk. A levéltári iratanyagok rendezése során elkészített raktári jegyzéknek különböző munkafázisokon kell átmennie, míg végül véglegessé válik. A készítő által késznek tekintett jegyzék leadása a hálózaton kialakított mapparendszerben, az átmeneti mappákban való elhelyezéssel történik. Először a leadott jegyzéket nyilvántartásba vesszük egy nyilvántartó Excel-fájlban, amelyben feltüntetjük a jegyzék legfontosabb adatait. Többek között a jegyzékben megtalálható általános adatok is bekerülnek a nyilvántartásba (nyilvánvaló a redundancia!). Az átmeneti tárhelyen zajlik az ellenőrzés, amelyre formai és tartalmi szempontból is szükség van. Hibák esetén az ellenőrzést végző vezető javításra küldi vissza a jegyzéket a készítőnek, illetőleg az ideiglenes mappában a készítő is hozzáfér a jegyzékhez, javítani tud az e-mailben megkapott értesítés után. Sajnos, ebben a rendszerben nem akadályozható meg, hogy bármely jegyzéket készítő levéltári dolgozó hozzáférjen az ellenőrzés alatt lévő jegyzékhez, ami biztonsági kockázatot rejt magában. A hálózatban a jogosultsági szintek csak mappaszinten állíthatók be. A javítás elvégzése után a készítő visszajelez, az ellenőrzést végző pedig engedélyezi a nyomtatást. (Addig nyilván nem célszerű kinyomtatni a jegyzéket, amíg nem kerülnek javításra a hibák.) Amennyiben rendelkezésre áll a levéltárban egy olyan számítógépes hálózat, amelyet minden kolléga elér, a jegyzékekhez való elektronikus hozzáférés nem okozhat gondot. A kinyomtatott jegyzék a jogszabályi előírások szerint aláírás után bekerül a fonddossziéba, illetve a kutatószolgálati sorozatban is elhelyezzük. (Ezt a papíralapú jegyzéksorozatot használják a levéltár munkatársai a kutatók tájékoztatása mellett minden más kereséskor is.) Ugyanakkor a számítógépes hálózaton egy, az érvényes jegyzékeket tartalmazó külön mapparendszerbe kerülnek át a véglegesített jegyzékek. Itt a hozzáférés mindenki számára (kivéve a rendszer kezelőjét) csak olvasást tesz lehetővé, ez biztosítja a raktári jegyzékek hitelességét és biztonságát. Ennek a rendszernek a működtetése a tapasztalat szerint sok manuális munkával jár, ezért egy teljes dokumentumkezelő rendszerre is igény támadt 2009 táján37. Elképzelésünk az volt, hogy amennyiben olyan adatbázist hozunk létre, amely képes kezelni a leírt munkafázisokat és a nyilvántartást is, egyszerűbbé és gördülékenyebbé válik a munkafolyamat, kiküszöbölhetők a sérülékenységi pontok, valamint magasabb szinten érvényesíthető a minőség biztosítása is. Az adatbázisba szervezés előnye még, hogy egy ilyen rendszer a hosszú távú megőrzésről és a hitelességről is megfelelőképpen képes gondoskodni. A raktári jegyzék történetét végül a legfrissebb országos fejleményekkel zárjuk. Ahogy a bevezetőben már utaltunk rá, a raktári jegyzékkel kapcsolatos legújabb változást a 2008 óta tartó e-levéltár projekt felgyorsulása hozta. A jövőben a Magyar Nemzeti Levéltár, azaz a Magyar Országos Levéltár és a tagintézmények, a volt megyei levéltárak, valamint Budapest Főváros Levéltára, tehát a magyar levéltári rendszer jelentős hányada a Scope Archiv rendszerben fogja kezelni a levéltári anyagra vonatkozó alapvető adatait. Az adatbázisban vezetett nyilvántartások, mint a törzskönyvi nyilvántartás, a raktári topográfia, az állományváltozási naplók és a raktári nyilvántartás integrált rendszerben fognak együttműködni. A kialakuló elektronikus környezet szükségessé tette, hogy a jogszabályi környezet is ehhez igazodjon. 2013-ban a Levéltári Kollégium létrehozott egy szakmai bizottságot a levéltári szakmai követelményrendszert meghatározó 10/2002. NKÖM rendelet módosítására. A bizottság javaslatában a raktári jegyzékből raktári nyilvántartás lett. Adattartalma azonban nem változik. A névváltozás mögött a levéltárelméleti felfogás változása áll. A nemzetközi levéltári leíró szabvány által képviselt segédletfelfogásnak a raktári jegyzék annyiban nem felel meg, hogy a raktári egységek nem lehetnek a leírás alapegységei. Ugyanakkor a levéltári anyag nyilvántartására a raktári jegyzék szerkezete a továbbiakban is alkalmas. Nem is képzelhető el, hogy rövidtávon a raktári jegyzék kiváltható lenne nemcsak a nyilvántartás, de még a tájékoztatás terén sem. Bár ez utóbbi előbb-utóbb remélhetőleg megvalósul a levéltári leírás magyar szabványának kiadásával38 és elterjedésével. 37 A Pannon Egyetemmel a raktári jegyzék dokumentumkezelő-rendszer ügyében való együttműködésünket a bevezetőben már taglaltuk. 38 A Levéltári Szabványügyi Bizottság 2012 novemberében elkészült az általános levéltári leíró szabvány első változatával.