LEVÉLTÁRI ÁLLOMÁNY GYARAPODÁSA, CSÖKKENÉSE
Schmidt Anikó: Gyűjtőköri munka a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárában. Levéltári Szemle, 71. (2021) 2. 82-90.
88 Levéltári Szemle 71. évf . A gyűjtőköri tevékenység buktatói: forráshiány, helyhiány, pandémiás helyzet A gyűjtőköri tevékenység sikerességét nagyban segítené a rendelkezésre álló anyagi forrás kiszámítható növelése, amelyet talán leghatékonyabban egy, a gyűjtőkörhöz kapcsolt „címkézett” költségvetési sor biztosítana. Ez stabil, ám szükség esetén egyedi külső forrásokkal bővíthető anyagi alapot jelentene. 1996–2014 között az Országos Levéltár gyűjtőköri feladatának szinte kizárólag csak a Nemzeti Kulturális Alap által megítélt támogatás terhére tudott eleget tenni, és csupán egyes esetekben vásárolt kisebb iratanyagokat önerőből. 2015 óta a Magyar Nemzeti Levéltár az éves költségvetéséből biztosítja az iratvásárlási keretet, amelynek összege azonban a műkereskedelmi piacon nem biztosít kellően nagy mozgásteret az intézménynek. Esetenként alkalom nyílik más kiegészítő pénzforrásokhoz nyúlni (akár a fenntartó, akár más közgyűjtemény segítségét kérve), ennek ügyintézése azonban hosszadalmas, miközben a műkereskedelemben az eredményes fellépéshez jellemzően gyorsan kell reagálni. Az intézmény nagyobb és megbízhatóan rendelkezésre álló anyagi forrásbázissal sokkal hatékonyabban tudná a gyűjtőköri feladatait ellátni, a kereskedelmi forgalomban felbukkanó, maradandó történelmi értékű dokumentumokat megvásárolni, egyúttal a magánszemélyek felé is fontos, pozitív üzenet lenne, hogy potenciális vásárlóerőként irataikkal elsősorban a levéltárat keressék fel és ne árverésre vigyék, vagy esetleg ellenőrizhetetlen körülmények között, a feketepiacon próbálják meg értékesíteni azokat. A gyűjtőköri munka eredményességét és gyorsaságát szintén fokozná, ha ezen a területen több munkatársat lehetne alkalmazni. A magániratok felkutatása (beleértve a magánszemélyekkel való kapcsolattartást és a különféle antikváriumok, aukciós házak árveréseinek figyelését), a beérkező iratanyag szakszerű becslése, az adminisztráció intézése, az iratanyag rendezése, jegyzékelése, állományba vétele nagy energiákat emészt fel és több kolléga összehangolt munkáját igényli. Fokozottan igaz ez olyan esetekre, amikor az újonnan beérkezett iratokat restaurálni és/vagy digitalizálni kell. Nehézséget jelent, hogy gyakran kerül a levéltár látóterébe iratjegyzékkel nem rendelkező, nagy mennyiségű, rendezetlen, ám maradandó történeti értékkel bíró iratanyag, amelynek szakszerű rendszerezése, jegyzékelése történészlevéltárosi szaktudást igénylő, rendkívül időigényes feladat, ám erre nagyon kevés szabad kapacitásunk van. A munkafolyamat ugyanakkor nem megspórolható, hiszen ez az állományba vétel és a kutathatóság biztosításának feltétele. Sok esetben iratmentésről van szó, így nincs mód a beadótól jegyzékelt, savmentes dobozokban elhelyezett iratanyagot átvenni. Több munkatárs bevonásával zajló iratrendezés nagyban gyorsítaná az újonnan bekerült anyagok kutathatóvá tételét, ami a jelenlegi leterheltség mellett nagy terjedelmű irategyüttes esetén nem ritkán években mérhető. Schmidt Anikó
