LEVÉLTÁRI ÁLLOMÁNY GYARAPODÁSA, CSÖKKENÉSE
Schmidt Anikó: Gyűjtőköri munka a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárában. Levéltári Szemle, 71. (2021) 2. 82-90.
89 2021/2. ▪ 82 – 90. Az iratrendezés jelentős helyigényű feladat, ám sajnos a levéltár Bécsi kapu téri épületében erre kialakított úgynevezett rendezőhelyiség nem áll a kollégák rendelkezésére. A helyhiány más tekintetben is gondot okoz: az MNL OL raktárai fokozatosan megtelnek, így a munkatársaknak ma már szigorúan mérlegelni kell, hogy mely országos jelentőségű egyesületek, testületek anyagát, vagy esetleg nagyobb családi hagyatékot tud az intézmény befogadni, és melyeket kell esetleg máshová irányítania. E tekintetben is nagyon örvendetes az MNL Országos Levéltárával kapcsolatban tervezett épületbővítésekre vonatkozó kormányhatározat.13 Ennek megva lósulása egyúttal bővülő raktárkapacitást is jelent, ami reményeink szerint megoldja az egyre aggasztóbbá váló helyhiányt. A gyűjtőköri tevékenység minden tagintézményben egységes elvek mentén, a Magyar Nemzeti Levéltár gyűjtőköri szabályzata alapján folyik, illetve 2021. március 1-jétől ISO 9001 szabványnak megfelelő minőségirányítási rendszer is segíti az egységes munkát, amelyben a gyűjtőköri gyarapításra vonatkozóan is készült folyamatleírás.14 A rendelkezésre álló feltételek (munkaerő, géppark, bevonható plusz anyagi források), illetve természetesen a gyűjtőterülettel járó többletfeladatok is tagintézményenként eltérők. Ezzel együtt is fontos, hogy az ország minden megyéjében legyen gyűjtőköri feladatokat (is) ellátó levéltáros munkatárs, aki szakszerű tájékoztatást tud adni a hozzá forduló magánszemélyeknek irataik felajánlására/ eladására/letétbe helyezésére/becslésére vonatkozóan, van kapacitása megteremteni a lehetőséget az iratanyag-beadásra (például felhívásokkal, programokkal) és figyelni a releváns árveréseket annak érdekében, hogy lehetőség szerint az intézmény meglévő gyűjteményébe illeszkedő dokumentumokkal gazdagítsa a levéltár állományát. A pandémiás helyzet ugyancsak megnehezíti a gyűjtőköri munkát, hiszen a műkincspiac is megsínyli a személyes jelenlét csökkenését: kevesebb papírrégiség kerül forgalomba, a vételre kínált iratanyagot nem lehet személyesen megtekinteni, ami nagyban gátolja annak minden kétséget kizáró, szakszerű értékelését. A kormányhatározatokkal összhangban a levéltár is bezárással, illetve korlátozott nyitással reagált a rendkívüli járványveszélyre. Ennek következtében az iratanyagot beadni szándékozók kevesebb alkalommal tudtak személyesen felkeresni bennünket, hogy megmutathassák eladni vagy felajánlani gondolt dokumentumaikat. Mivel a digitális iratmásolatok csupán előzetes véleményezésre alkalmasak, a szakszerű iratbecsléshez mindenképpen szükséges a dokumentumot személyesen is megvizsgálni. Minden nehézség ellenére a Magyar Nemzeti Levéltár gyűjtőköri tevékenysége az elmúlt évek mérlegét tekintve sikeres: intézményünk az utóbbi időben olykor saját éves költségvetési keretén felül is számos értékes irattal gyarapította állományát. 13 https://mnl.gov.hu/mnl/ol/hirek/megujul_es_bovul_a_magyar_nemzeti_leveltar_orszagos_leveltara 14 https://mnl.gov.hu/docstore/2309_gy%C5%B1jt%C5%91k%C3%B6ri%20szab%C3%A1lyzat.pdf, https://mir.intra.mnl.gov.hu/allomanygyarapitas/folyamatleiras Gyűjtőköri munka az MNL OL-ban
