Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Levéltári tapasztalatok - Tájékoztató az iratkezelési szabályzatok elkészítéséhez. • 1970.01.13 [94026/1970 XVIII. LIG]

véve nem tartozó ügyök* Ezeken a asöpörtokon bélül kell következnie az egyes ügykörök tételes, minél részletesebb, minél differenciáltabb felsorolásának. I3gy-egy ügykört minél ponbo• sabban, kifejtetten, félreérthetetlenül roll meghatározni. Az ilyen módon tételekbe foglalt ügyköröket a szerv egészénél egységesen le kell számozni. Célszerv azonban minden egyes szervezeti egység számára üresen hagyni tételszámokat az ügykörökben beálló esetleges változás könnyű keresztülvezetése céljából. Az irattári tervnek tartlmaznia kell a végleges megőrzést nem igénylő tételek kiselejtezési idejét megjelölő évszámot, valamint külön rovatban a véglegesen megőrzendő iratok levéltárba való átadásának időpontját is. Kern kell tartalmaznia az irattári tervnek az egy-egy agykorben várhatóan keletkező iratanyag mennyiségét, ezzel szemben meg kell jelölni azokat a tételeket, amelyeket nagy terjedelm.fknál fogva tovább kell tagolni s meg kell jelölni a továbbtagolás módját is. Általában célszerű azoknak az ügyköröknek a tételeit tovább tagolni, amelyekben évente több mint kétszáz irat keletkezik. A továbbtagolás alapja a levelezőpartner neve vagy topográfiai adat lehet. Ezek az adatok csak egy-egy tétel továbbtagolásánál jöhetnek tekintetbe, az irattári terv önálló tételeként - mintaogy alapvetően nem határoznak meg egy ügykört - általában nen szerepelhetnek, kivételesen előadódhat, hogy valamely szervezeti egység csupán néhány agyfajtával foglalkozik, de ezekben az ügykörökben, sőt az egyes ügykörök azaz irattári tételem továbbtagolásának alapjául szolgáló kategóriában is megle ...etősen nagy számú irat keletkezik. Ilyen esetekben megengedhet©, nagy az irattári terv elkászijésénél ezeket az ügykörökön belül kínálkozó tagolási lehetőségeket is figyelembe vegyék. Az irattári tervben fel.kell tűntetni minden ügykört, amely az adott szerv gyakorlatában előadódik, - még akkor is, ha valamely ügykörben-csak néhány ás kizárólag nagyon rövid ideig megőrzendő irat keletkezik, kivánaaos az is, hogy a meghívók, tájékoztatók /prospektusok/ is

; amennyiben nem tartóz-