Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Levéltári tapasztalatok - Tájékoztató az iratkezelési szabályzatok elkészítéséhez. • 1970.01.13 [94026/1970 XVIII. LIG]

hetőság szerint egy ágykorön belül is külön kell feltüntetni a fontosabb, hosszabb megőrzést igénylő iratok csoportját, kivánatos, hogy a megkérdezett szervezeti egység, vagy személy feltüntesse azt is; miijen mennyiség,, irat /iktatószám/ keletkezik egy év alatt egy-egy ügykörben, ahnek a mennyiségi adatnak az elkészülő irattári terv esetleges további tagolása szempontjából van jelentősége. A bekért ügykörjegyzé.mek tartalmaznia kell az adott szervezeti egység vezetőjének, illetve a megkérdezett személyeknek az ügyköreikbe tartozó egyes ügyek iratainak kiselejtezh.-tőségével kapcsolatos állásfoglalását, és azt is, hogy a ki nem selejtezhető iratokat mennyi idő múlva lehet végleges megőrzésre az illetékes levéltárnak átadni. Az ilyen módon elkészített ügykörjegyzékek teljes és részletes felsorolását adják e.z adott szerv által ellátott ügyeknek. Lehetőség nyilik arra, hogy a szerv vezetősége áttekintse, értékelje az egyes szervezeti egységek ugykörbeosztását, . az általuk ellátott ügyek jelentőségét és mennyiségát; vizsgálja, hogy bürokratikus okból, vagy szervezési hibából nem intézkednek—s feleslegesen ugyanazon ügykörben több szervezeti egységnél, jól szolgálja-e a szervezeti felépítés a szerv ügykörének ellátását stb. Az ilyen téren felbukkanó esetleges viszszásságok kiküszöbölése egyébként a jó irattári terv elkészítése szempontjából is kívánatos, -minden esetre már az irattári terv előkészítése is olyan áttekintést biztosit a szervek vezet éi számára, amire egyébként nem volt lehetőségük. Az ügykörök beosztásán, illetve a szervezeti felápieésen végrehajtott esetleges módősitások után, ezeket figyelembevevő, a beérkezett ügykörjegyzékek alapján kell elkészíteni a szerv irattári tervet. Az irattári terv fő.tagolódásának a szerv szervezeti felépítését kell követnie. Szervezeti egységeken belül célszerű a következő módon csoportosítani az ügyköröket: 1 .• / a z ad ott $ z orv a z eti e gy ,3 i g mükö dtetésável, f ennt ar t ás ával kapcsolatos ügyek /személyzet, dologi ellátás stb./, 2./ a szervezeti egység -szorosan vett feladatkörébe tartozó ügyek, 3./ a szervezeti egység által ellátott, de :íeladatkörébe szorosan