Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A 185/1951. (X. 23.) MT sz. rendelet végrehajtása a Népművelési Minisztériumban és a felügyelete alá tartozó intézményekben és vállalatoknál. Melléklet: ügykör- és MMI-jegyzék. • 1952.03.26 [131-3-14/1952. Eln. sz. utasítás = Népművelési Közlöny 1952/5.]

A népművelési miniszter 131-3-14/1952. Eln. a. számú utasítása a közületi szervek (vállalatok) iratainak megőrzéséről és selejtezéséről kibocsátott 185/1951. (X. 23.) M. T. számú rendelet végrehajtása tárgyában. Előadó: Pethő Miklós 1. §. Az utasítás hatálya kiterjed a népművelési , minisztérium, valamint a felügyelete ailá tartozó intézmények, vállalatok (a továbbiakban közületek) ügyintézésében keletkezett és azok irattáraiban kezelt iratokra. 2. §. (I) A közületek irataikat általában az azokban történt utolsó érdemi intézkedés keltétől számított 5 évig kötelesok megőrizni. (2) Az iratok ettől eltérő őrzési időtartaimát az utasítás mellékletét képező ügykörjegyzék tartalmazza. Az ügykörjegyzékben felsorolt iratokat az ott megállapított időn át kell őrizni. (3) Az ügykörjegyzékben fel nem sorolt iratok őrzési idejét a minisztériumban a főosztályvezető vagy a/, önálló osztály vezetője, más közületeknél pedig a közület vezetője állapítja meg. 3. §. (1) Az egyes ügyiratoknak a 2. § értelmében megállapított őrzési időtartamát az előadók kötelesek az általuk elintézett ügyiratokon az ügy érdemi (végleges) elintézésével egyidejűleg az irat első oldalának jobb felső sarkában (előadói íveken a vonatkozó rovatban) a selejtezés évének megjelölésével (pl. selejtezhető: 1957. évben) szembetűnő módon feltüntetni. (2) Az iratokon a 2. § (1) bekezdésében, illetőleg az ügykörjegyzékben megállapított őrzési időtartamtól eltérő rövidebb, vagy hosszabb időtartamot feltüntetni általában nem szabad. Eltérésnek megokolt esetben a minisztériumban a főosztályvezető vagy önálló osztály vezetője, más közületeknél pedig a vezető hozzájárulásával van helye. (3) Egyes ügyiratok selejtezése tekintetében az előadó úgy is intézkedhet, hogy nem állapítja meg azonnal a selejtezési határidőt, hanem elrendeli, hogy ÍZ ügyiratot az ügykörjegyzék értelmében megállapított idő után a végleges selejtezési határidő kijelölése végett a'/, iroda mutassa be újra. 4. §. (1) A közületek irattáruknak 5 évnél; régebbi évfolyamát évenkint köteleseik selejtezni. (2) Az 1946. évben és az ezt megelőző években keletkezett iratok selejtezését az 1952. május 1. napjával meg kell kezdeni. (3) A selejtezést a továbbiakban minden ev november hó 1. napjával kezdődő és a következő év március hó 1. napjával végződő időszakban kelti elvégezni. (4) A (3) bekezdés értelmében elvégzendő selejtezés során azokat az évfolyamú iratokat kell selejtezés alá vonni, amelyeknek őrzési ideje a selejtezés kezdő időpontját megelőző évben járt le. 5. §. (1) A selejtezést a közület vezetője által kijelölt selejtezési felelős irányítja és ellenőrzése alatt a közület dolgozói végzik. (2) A minisztérium és a felügyelete alatt álló nagyobb létszámú dolgozóval rendelkező közületek minden főosztálya, illetve önálló osztálya mellett a selejtezési munkálatok elvégzésére a szükséghez képest selejtezési munkacsoportokat kell alakítani. A munkacsoport előadói, illetve iratkezelési ügykörbori foglalkoztatott, az ügymenetben jártas, megfelelő számú dolgozóból állítandó össze. (3) A minisztériumban a selejtezési munkában résztvevőket a selejtezési felelős javaslata alapján az előadók és az iratkezelési dolgozók közül az illetékes főosztályvezető (önálló osztályvezető) jelöli ki. (4) A minisztérium felügyelete alatt álló vállalatoknál és intézményeknél a selejtezési munkában iésztvevőket az előadók és a'z iratkezelési dolgozói; közül a selejtezési felelős javaslata alapján a vezető jelöli ki. 6. §. (1) A minisztériumban és a felügyelet,' alatt álló nagyobb létszámú dolgozóval rendelkezi") közületeknél a selejtezési felelős munkájának támo gátasára selejtezési bizottságot kell szervezni. A bizottság vezetője a selejtezési felelős. (2) A bizottság támogatja a selejtezési felelőst a selejtezési munkaterv összeállításában és végrehajtásában, valamint a selejtezési munkacsoportok irányításában és ellenőrzésében. (3) A bizottság tagjai: az ügyintézést irányító osztály, az ellenőrzési osztály és a gazdasági -hivatal egy-egy dolgozója, a Magyar Munkásmozgalmi Intézet kiküldött szakértője, továbbá a budapesti székhellyel bíró közületeknél a Levéltárak Országos Központja, a vidéki székhellyel bíró közületeiknél pedig a területileg illetékes közlevéltár által kiküldött levéltári szakértő. Amennyiben a Magyar Munkásmozgalmi Intézet a Levéltárak Országos Központja, vagy a területileg illetékes közlevéltár megkeresés ellenére sem jelöl ki szakértőt, a bizottság levéltári szakértő nélkül alakítandó meg. (4) A bizottság tagjait a minisztériumban a selejtezési • felelős javaslata alapján a miniszter, másutt az illető közület vezetője bízza meg. A megbízás visszavonásig érvényes. 7. §. Kisebb létszámú közületeknél, ahol selejtezési bizottság nem alakítható, a selejtezési munkálatok irányítását és ellenőrzését a selejtezési felelős köteles elvégezni a Magyar Munkásmozgalmi Intézet, valamint Budapesten a Levéltárak Országos Központja, vidéken a területileg illetékes közlevéltár által kiküldött levéltári szakértő bevonásával. 8. §. (1) A felszabadulás utáni bizalmas ós szigorúan bizalmas iratok selejtezését —- a közület vezetőjének vagy helyettesének ellenőrzése mellett — kizáróli'g azok kezelője végezheti. A Magyar Munkásmozgalmi Intézet szempontjait ezeknél az iratoknál figyelembe kell venni. Az utasítás egyéb rendelkezéseit, így az ügykörjegyzéket, a bizalmas és szigorúan bizalmas iratok selejtezésénél értelemszerűen kell alkalmazni. 9. § (1) A selejtezés alkalmával minden iratot, amelynek őrzési ideje lejárt, egyenkint tartalmilag kell átvizsgálni. (2) A megállapított őrzési időtartam lejártakor sem szabad kiselejtezni a következő iratokat: a) a közület szervezetére, működésére, fejlődésére és ügykezelésére vonatkozó alapvető fontosságú adatokat tartalmazó iratfokat; b) politikai, gazdasági, tudományos, történeti vagy művészeti szempontból értékes iratokat; c) műszaki leírásokat, műszaki gyártási és gyári terveket; d) az 1867, évben vagy azt megelőző időben keletkezett iratokat;