Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok
Pénzügy - A Pénzügyminisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek iratkezelésének szabályozásáról szóló 8/1971 PM sz. utasítás. Melléklet: utasítás, mintaszabályzat. • 1971.04.28 [51732/1971 X. LIG]
V. AZ IRA TOK NYIL VÁNTARTÁSBAVÉTELE 1. A nyilvántartás /iktatás/ feladata, hogy az irat könnyen megtalálható és az elintézéssel kapcsolatos személyi felelősség megállapítható legyen, továbbá lehetővé tegye az irat forgalom pontos számbavételét, a határidők betartását, segitse a szerv tevékenységének ellenőrzését. 2. A szerv iratait keletkezésük, illetve beérkezésük időpontjában kell nyilvántartásba venni. A nyilvántartásnak az iratok azonositásához feltétlenül szükséges legfontosabb adatokat kell tartalmaznia. 3. A nyilvántartás /iktatás/ e célra rendszeresitett bélyegző használatával történik. A nyilvántartási /iktató/ bélyegző az alábbi adatokat tartalmazza: - a szerv neve, székhelye, - az irattári terv szerinti tételszám megjelölése /esetleges adat/, - a nyilvántartásbavétel éve, hónapja, napja, - nyilvántartási /iktatási/ szám, - mellékletek száma. 4. Az iratkezelési szabályzatban kifejezetten rendelkezni kell arról, hogy az irattári tételszámot az iratkezelés során mikor /a nyilvántartásbavétellel egyidejűleg vagy az elintézéskor/ és hol /az ügyiraton, a nyilvántartási bélyegző megfelelő rovatában, az előadóiven/, kinek /a kezelőnek az ügyintézőnek, a kiadmányozónák/ kell alkalmaznia.
