Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - Rendtartás a középfokú diákotthonok és kollégiumok számára. X: fejezet: A diákotthon ügyvitele. • 1979. [201/1979. (M.K.12.) OM-MüM-EüM sz. együttes utasítás = 1979. Oktatási Minisztérium.]

X. FEJEZET

A diákotthon ügyvitele

50. § Ügyiratkezelés

(1) A nem önálló diákotthon ügyiratkezelése általában az iskolatípus számára érvényes rendtartás előírásai szerint az iskolában történik. A helyi viszonyok figyelembevételével az igazgató az ügyiratok meghatározott körének kezelését a diákotthonra bízhatja.

(2) A diákotthonhoz érkező hivatalos küldeményeket az igazgató, illetőleg a diákotthonvezető vagy az általa megbízott dolgozó bontja fel.

(3) Minden beérkezett hivatalos iratot, valamint a diákotthonban hivatalból kezdeményezett intézkedést (ügyiratot, jegyzőkönyvet) iktatni kell.

(4) Az iktatás az iktatókönyvben, naptári évenként újra kezdődő növekvő sorszámos rendszerben, az iratok beérkezése sorrendjében történik.

(5) Az iktatás során az iktatókönyv rovatait pontosan ki kell tölteni. Az ügyirat tárgyát úgy kell megállapítani, hogy az ügy lényegét röviden és szabatosan fejezze ki és annak alapján a helyes mutatózás elvégezhető legyen. A naptári év végén az igazgató az iktatókönyvet az utolsó iktatás után aláhúzással, keltezéssel, a diákotthon kerek bélyegzőjével és névaláírással lezárja. Az iktatókönyvet, ha arra elegendő hely van, több éven át lehet használni.

(6) Az iktatókönyv kezeléséhez külön mutatókönyvet kell vezetni. A mutatókönyv betűsoros nyilvántartás, amely az ügyiratokat név és tárgy szerint - esetleg hely vagy intézmény szerint - tartja nyilván. Az általános természetű ügyeket a lényegüket kifejező vagy több tárgyszó alapján is nyilván lehet tartani. A mutatókönyvet az iktatással egyidejűleg naprakészen kell vezetni. A Művelődésügyi Közlönyben vagy más hivatalos lapban megjelent és a diákotthonra vonatkozó jogszabályokat a mutatókönyvben tárgy szerint fel kell tüntetni a közlöny évfolyamának és számának bejegyzésével.

(7) Ha az iktatott ügyiratok száma évente általában a 300-at nem éri el, a mutatókönyv vezetésétől el lehet tekinteni.

(8) A bizalmas ügyiratokat az igazgató az (l)-(7) bekezdések rendelkezései szerint külön iktatja és irattározza.

62