Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - Rendtartás a középfokú diákotthonok és kollégiumok számára. X: fejezet: A diákotthon ügyvitele. • 1979. [201/1979. (M.K.12.) OM-MüM-EüM sz. együttes utasítás = 1979. Oktatási Minisztérium.]

j

(9) Az ügy elintézése történhet az eredeti irat továbbításával (illetékes intézkedés végett), elintézési tervezet készítésével vagy láttamozás utáni irattárba helyezéssel.

(10) Az elintézési tervezet készülhet az iktatott iraton, vagy közvetlenül tisztázati példány formájában, amelynek másolata a diákotthonban marad. Az iktatott iraton készült elintézési tervezetről a tisztázati példány külön készül.

(11) A tisztázaton a diákotthon nevét, postai irányítószámát, címét és távbeszélőszámát, illetőleg a fejbélyegzőjét, az ügyirat iktatószámát, a hivatkozási számot és a mellékletek mennyiségét kell feltüntetni.

A tisztázatot az igazgató írja alá és a diákotthon bélyegzőjével lepecsételi.

(12) A diákotthon hosszú (fej-) és kerek bélyegzőjét az igazgató, illetőleg a diákotthonvezető őrzi, és használatukra vonatkozóan ő adhat engedélyt a diákotthon tanárainak, illetőleg más dolgozóinak. A bélyegzőn csak a diákotthon, kollégium hivatalosan engedélyezett nevét szabad feltüntetni. A diákotthon hivatalos nevét, a bélyegzők használatát külön utasítás szabályozza. A bélyegző selejtezését a fenntartó tanács vb művelődésügyi szakigazgatási szervének be kell jelenteni, elvesztését a Művelődésügyi Közlönyben közzé kell tenni.

(13) Az ügyiratokat kézbesítőkönyvvel vagy postakönyvvel kell továbbítani. A lapszámozott és hitelesített kézbesítőkönyvbe, illetőleg postakönyvbe a cím mellé be kell írni az irat iktatószámát. A kézbesítőkönyv és a postakönyv több éven át folyamatosan használható.

(14) Az elintézett ügyiratokat, valamint a tartós megőrzésre rendelt egyéb iratokat az irattárban az iratok épségét biztosító módon, jól zárható helyen kell tárolni.

(15) A nagyobb (évi ezer iktatáson felüli) ügyforgalmú diákotthon az 51. §-ban közölt irattári terv szerinti rendszerben is csoportosíthatja az iratokat.

(16) A nem iktatott egyéb iratokat (foglalkozási és egyéb naplók, a tanulókkal kapcsolatos nyilvántartások, iktató- és mutatókönyvek stb.) fajták szerint együtt kell elhelyezni úgy, hogy könnyen megtalálhatók legyenek. Ezekről az iratfajtákról jegyzéket kell készíteni.

(17) Az irattárban elhelyezett iratokat ideiglenes használatra csak elismervény ellenében szabad kiemelni. Az igazgató köteles az iratok visszahelyezését ellenőrizni.

(18) Az irattárban őrzött iratokat az előírt őrzési idő elteltével az illetékes fővárosi, megyei levéltárnak kell átadni, illetőleg szabályszerű selejtezési eljárás során kiselejtezni.

(19) Az irattár anyagát 5 évenként legalább egyszer felül kell vizsgálni és ennek során kiválasztani azokat az iratokat, amelyek kiselejtezhetek és őrzési idejük lejárt. A kiselejtezendő iratokból azok fajtáját, évkörét és mennyiségét feltüntető jegyzőkönyvet kell készíteni.

63