Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A Kulturális Minisztérium iratkezelési szabályzata • 1977. [sz. n.]

Az iratselejtezés időpontját a selejtezés megkezdése előtt 30 nappal az illetékes levél-, tárnak be kell jelenteni. A levéltár az iratselejtezést kiküldöttje útján felülviszgálhatja. Az iratselejtezés alkalmával három példányban selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell, hogy — mely szerv, illetve szervezeti egység selejtezéséről és mikor készült, — mely évfolyam iratanyagát érinti, -- mely tételek kerültek (felsorolva) selejtezésre, illetve e tételekből mely iratokat tartottak esetleg vissza, — milyen mennyiségű (kg) iratot selejteztek ki, — a selejtezést kik végezték és kik ellenőrizték. A selejtezési jegyzőkönyv két példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. A kiselejtezett iratok értékesítésére csak a jegyzőkönyvre vezetett levéltári hozzájárulási záradék megérkezése után kerülhet sor. A selejtezés tényét az irattári jegyzéken fel kell tüntetni. Az egyes szervezeti egységeknél keletkezett, nem iktatott iratokat a szervezeti egység vezetője által megállapított őrzési idő után szabályos selejtezési eljárással — az iratok egyenkénti elbírálásával — kell selejtezni. A volt Népművelési Minisztériumban és a volt Művelődésügyi Minisztériumban keletkezett iratok selejtezését az Oktatási Minisztériummal együttműködve kell végezni. 36. ÜGYIRATOK ÁTADÁSA A LEVÉLTÁRNAK A ki nern selejtezhető ügyiratokat az irattári tervben megjelölt átadási időben — legalább 20 évi őrzési idő után, ötévenként egyszer - az illetékes levéltárnak kell átadni. Az átadás, illetve átvétel közelebbi időpontját esetről-esetre a levéltárral egyetértésben kell megállapítani. A levéltárnak csak teljes, lezárt évfolyamú, rendezett irattári tételeket lehet átadni, az átadásra kerülő tételekből az ügyvitelhez szükséges egyes darabok azonban visszatarthatok. A visszatartott ügyiratokról részletes jegyzéket kell készíteni, amelynek egy példányát a levéltárnak kell átadni. Az ügyiratokat a minisztérium költségén, irattári jegyzék alapián, az ügyiratok nyilvántartási és tárolási eszközeivel együtt kell a levéltárnak átadni.