Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A Kulturális Minisztérium iratkezelési szabályzata • 1977. [sz. n.]

32. KÖZPONTI IRATTÁR A szervezeti egységek három évnél régebbi ügyiratait a központi irattár kezeli és őrzi. A három évnél légebbi ügyiratokat — a megfelelő iktató- és mutatókönyvekkel együtt — jegyzékkel kell átadni a központi irattárnak. E jegyzéknek tartalmaznia kell a szervezeti egység nevét, az ügyiratok évszámát, a doboz, illetve az iratköteg számát, az abban levő tételek számát, és a bennük levő ügyiratok kezdő és végső iktatószámát. A jegyzék elkészítése az emeleti iroda feladata. A központi irattárban elhelyezett dobozokon, valamint iratkötegeken fel kell tüntetni a minisztérium nevét, a szervezeti egység nevét és számjelét, az iratok évszámát, az iratok tételszámát, több dobozra (iratkötegre) terjedő tételszám esetén pedig az ügyiratok kezdő és végső iktatószámát is. A központi irattár számára olyan helyiségről kell gondoskodni, amelyben az irattár rendeltetésszerű használata biztosítható. Az irattár legyen száraz, jól szellőztethető, tisztántartható, tűztől és erőszakos behatástól védett. 33. ÜGYIRATOK KIADÁSA AZ IRATTÁRBÓL Ugynatot mind a/ emeleti irodák kézi irattárai, mind a központi irattár kizárólag a minisztérium dolgozói részére és csak hivatalos használatra adhatnak ki. A kézi irattárból kiadott ügyirat átvételéről elismervényt kell kérni, amelyen fel kell tüntetni az ügyirat számát, keltét, az átvétel napját és az átvevő sajátkezű aláírását. Az átvételi elismervény az e célra szolgáló átirótömb felhasználásával két példányban készül, az egyik példányát az ügyirat irattári helyére kell tenni, a másik példány az átrótömbben marad. Az ügyirat visszaadásakor az elismervény mindkét példányát el kell távolítani és meg kell semmisíteni. A központi iiattárból kiadott ügyiiat számát, valamint a kölcsönző nevét, hivatali beosztását, telefonszámát tartalmazó adatokat be kell vezetni a kölcsönzési naplóba. Az irattárból kölcsönzött ügyiratot a<r átvétel napjától számított 30 napon belül vissza kell adni az irattárnak. A központi irattárból kölcsönzött ügyirat visszavételének időpontját a kölcsönzési naplóba be kell jegyezni. A minisztériumi dolgozók fegyelmi ügyeinek irataiba az igazgatási és jogi főosztály vezetője engedélyezhet betekintést. A minisztérium felügyelete alá tartozó szervek dolgozói