Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A Kulturális Minisztérium iratkezelési szabályzata • 1977. [sz. n.]

Irattárba helye/é' előtt a/ emeleti iioda köteles az iratot átvizsgálni, hogy nincs-e benne idegen irat, továbbá hogy valamennyi kezelési utasításnak eleget tettek e. Az esetleges mulasztásokat p< tolni kell Az itatra vonatkozó - nem iktatott - előkészítő feljegy zéseket, táviratok ut, telexeket is az irathoz mellékelve kell az irattatban elhelyezni. Az iiat mellett kell elhelyezni — külön iktatás nélkül - az azzal kapcsolatban visszaérkezett tértivevényeket is. Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatában a hónap és nap feltüntetésével kell feljegyezni. Az ügyintéző nevének feltüntetése az iktatókonyvben az irattárba helyezéskor történik a 14. pont második bekezdésében említett eset kivételével. írattálba helyezett irat iktatószámán nem szabad ismételten intézkedni. Ha az ügyben újabb intézkedésre van szükség, azt új iktatószám alatt kell megtenni. Ha a szervezeti egységnél ügyintéző változás vagy más esemény során olyan régebbi elintézetlen ügyiratok kerülnek elő, amelyek időközben már elvesztették időszerűségüket, azok irattárba helyezéséről a szervezeti egység vfizetője köteles rendelkezni. Az általános ügykezelési csoport minden év március 31-ig köteles az igazgatási és jogi főosztály vezetőiét tájékoztatni a szervezeti egységek előző évi elintézetlen — illetve irattárba el nem helyezett — ügyiratairól. 31. KÉZI IRATTÁR A szervezeti egységek három évnél nem régebbi ügyiratait az emeleti irodák ún. kézi irattárai kezelik és őrzik. A kézi irattárban az ügyiratokat évek, szervezeti egységek, irattan terv szerinti tételszámok, ezeken belül pedig az iktatószámok sorrendiében, jól zárható szekrényben kell elhelyezni. Minden egyes tételt külön dossziéban, e dossziékat pedig dobozokban, vagy fedőlemezek között kell tárolni úgy, hogy egy-egy iratköteg 15 centiméternél nagyobb ne legyen. Amennyiben használat közben az iratok rendje felbomlik, gondoskodni kuli azok rendezéséről. A kézi irattár kezelése, folyamatos rendezése az ezzel megbízott iratkezelő feladata.