Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A Kulturális Minisztérium iratkezelési szabályzata • 1977. [sz. n.]

15. A SZERVEZETI EGYSÉG NYILVÁNTARTÓ KÖNYVE A szervezeti egységek és a szervezeti egységeken belüli nem önálló osztályok saját iratforgalmukról (az általuk intézett, véleményezett, láttamozott, valamint a 2/B pont b. alpontjában felsorolt iratokról) külön nyilvántartókönyvet vezetnek. Ez azonban csak a saját tájékoztatásukat szolgálja és nem pótolja az iratok hivatalos iktatását. Ha tehát a szervezeti egységhez közvetlenül olyan irat érkezik, amely hivatalos intézkedést igényel, azt először az emeleti irodában kell iktatószámmal ellátni. A nyilvántartókönyvben azzal az iktatószámmal kell az iratokat nyilvántartani, amellyel azokat az emeleti irodában iktatták. Az előző bekezdés rendelkezéseit kell alkalmazni a miniszter, az államtitkár, vagy a miniszterhelyettesek titkárságától irányítólap kíséretében megküldött olyan iratokra is, amelyekkel kapcsolatban a szervezeti egységnek hivatalos intézkedéstervezetet kell készíteni. Ilyen esetben az illetékes titkárságot a tett intézkedésről irattárba helyezés előtti láttamozás útján kell tájékoztatni. A nyilvántartókönyvet kiselejtezni nem szabad, azokat a hozzájuk tartozó „feljegyzésekkel", illetve saját levelezési anyaggal együtt a szervezeti egység irattári anyagában kell elhelyezni. (2/B pont b. alpontjának második bekezdése.) 16. ELŐADÓI MUNKAKÖNYV Az ügyintézők az elintézés céljából kapott iratokat (iktatószám, tárgy és az átvétel időpontjának feltüntetésével) az előadói munkakönyvükben tartják nyilván. Az iratok ügyintézők részére történő átadását és visszavételét jelezni kell a szervezeti egység (a szervezeti egységen belüli nem önálló osztályok) nyilvántartókönyvében. 17. INTÉZKEDÉSTERVEZET (Elintézési-, illetve kiadvány tervezet) Az intézkedéstervezetet az iktatási bélyegzővel ellátott ügyiraton vagy előadóíven kell elkészíteni. Az ügyirat hátlapjára csak rövid, pár soros intézkedéstervezetet szabad írni, mert az iktatási bélyegző lenyomata alatti részt a kezelési feljegyzések számára üresen kell hagyni. Minden esetben előadóíven kell elkészíteni a minisztertanácsi előterjesztések, miniszteri rendeletek és utasítások, valamint a „hivatalból" kezdeményezett intézkedések tervezetét. Ha az iktatott ügyiraton vagy az előadóíven rendelkezésre álló hely nem elegendő az intézkedésre, betétlapot kell használni, amelyen fel kell tüntetni az ügyirat iktatószámát.