Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A Kulturális Minisztérium iratkezelési szabályzata • 1977. [sz. n.]

13. ÁTIKTATAS Ha valamely szervezeti egység vezetője az irodában már beiktatott iratról azt állapítja meg, hogy annak intézése nem a vezetése alatt működő szervezeti egység hatáskörébe tartozik, az iratra írt feljegyzésével azt „illetékes elintézés végett" — az emeleti irodák közvetítésével — megküldi az ügyben intézkedni jogosult szervezeti egység vezetőjének. Az így megküldött iratot az intézkedni jogosult szervezeti egység iktatókönyvében, a soron következő iktatószámmal újból iktatni (átiktatni) kell. Az átiktatás alkalmával az iraton a régi iktatószámot vékony vonallal (hogy olvasható maradjon) át kell húzni és az új iktatószámot dátummal együtt fölé vagy mellé kell írni. Az átiktatás során adott új iktatószámot a nyilvántartás folyamatossága érdekében a „Végszámos naplóban" (idegen számmutató) a régi iktatószámnál fel kell tüntetni. Egyben gondoskodni kell arról, hogy a küldő szervezeti egység iktatókönyvében az ügyirat átiktatásának tényét feltüntessék. Tilos átiktatni azokat a panaszt, bejelentést tartalmazó iratokat, amelyeket a IV. emeleti irodában a panaszok és bejelentések irodája iktatókönyvében iktattak. Függetlenül attól, hogy a panaszos ügyben melyik szervezeti egység intézkedik, az ügyet végig a IV. emeleti iroda iktatószáma alatt kell intézni. A szervezeti egységek az általuk intézett valamennyi panaszos ügy vagy bejelentés elintézéséről a panaszok és bejelentések irodáját — elküldés előtti láttamozás útján — kötelesek tájékoztatni. 14. IKTATOTT ÜGYIRATOK TOVÁBBÍTÁSA A SZERVEZETI EGYSÉGEKHEZ Az emeleti iroda az iktatott és előirattal felszerelt ügyiratokat szervezeti egységek szerint csoportosítja, majd kézbesítőkönyvvel az ügyintéző kijelölésére (szignálásra) illetékes vezetőhöz továbbítja. Abban az esetben, ha egyes ügycsoportokra vonatkozóan (pl. fellebbezések, kitüntetések, pályázatok) a szervezeti egység vezetője az ügyintézőket kijelölte és erről az emeleti irodát írásban tájékoztatta, az emeleti iroda a meghatározott ügycsoportokhoz tartozó egyes ügyiratokat közvetlenül az illetékes ügyintézőhöz is küldheti. Ilyen esetben az iktatókönyvben előre fel kell tüntetni az ügyintéző nevét.