Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A Kulturális Minisztérium iratkezelési szabályzata • 1977. [sz. n.]

A mutatókönyv betűsoros nyilvántartás, amely az ügyiratokat név és tárgy szerint — esetleg hely, intézmény vagy ország szerint — tartja nyilván. Az általános természetű ügyeket a lényegüket kifejező egy vagy több címszó (vezérszó) alapján is nyilván kell tartani. Ha az irat több tárgyra, személyre, intézményre, vagy helységre vonatkozik, azt valamennyi címszónál mutatózni kell. A mutatókönyvet az iktatással egyidejűleg, naprakészen kell vezetni. 12. IRÁTCSATOLÁS Iktatáskor az iratkezelőnek vizsgálnia kell, hogy van-e a beadványon hivatkozási szám, vagy a szövegből kitűnik-e, hogy a tárgyban érkezett-e előzőleg irat. Ha a beadványban előiratra hivatkoznak, az emeleti iroda azt külön utasítás nélkül is csatolni tartozik. Ha az előirat nem csatolható, ennek okát az ügyiraton jelezni kell. Az ügyiratok csatolásának igazolása az e célra szolgáló átírótömb felhasználásával két példányban történik. A vevényen fel kell tüntetni, hogy az iratot mikor és milyen számú ügyirathoz csatolták. A vevényt a csatolást végző iratkezelőnek alá kell írnia. Az egyik példányt az ügyirat irattári helyére kell tenni, a másik pédlány pedig az átírótömbben marad. Azon az ügyiraton, amelyhez a csatolást végzi, mind a csatolást, mind a visszavételt fel kell jegyezni. Az ügyirat visszahelyezésekor az átírótömb mindkét példányát el kell távolítani és meg kell semmisíteni. Azonos ügyre vonatkozó összecsatolt iratokat — eltérő utasítás hiányában — az ügy elintézése után is együtt kell tartani az ügyben utolsónak iktatott irathoz csatoltan. Iratcsatolás esetén — az irattárba helyezés alkalmával — mind az összecsatolt ügyiratokon, mind az iktatókönyvben fel kell tüntetni a csatolás tényét, a csatolt ügyiratok őrzési helyén levő vevényeket pedig el kell távolítani. A csatolt ügyiratot csak az illetékes emeleti iroda csatolhatja le, vagy csatolhatja másik ügyirathoz. Nem irodai iktatószámmal iktatott irathoz, vagy be nem iktatott irathoz (pl. feljegyzéshez) iktatott iratot csatolni tilos. Három évnél régebbi iratot a központi irattár útján lehet az ügyintéző külön kérése alapján előiratként szerelni. Az erre irányuló kérelmet az iktatott ügyiratra kell rávezetni.