Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A Kulturális Minisztérium iratkezelési szabályzata • 1977. [sz. n.]

6. A KÜLDEMÉNYEK FELBONTÁSA A minisztériumhoz érkezett küldeményeket — az 5. pont harmadik bekezdésében emiitett címzettek és az egyéb névre szóló küldemények kivételével a szervezeti egységek elhelyezése szerint illetékes emeleti iroda vezetője (távolléte esetén az általa megbízott iratkezelő) bontja fel. Azt a küldeményt, amelyről csak a felbontás után állapitható meg, hogy a kérdéses ügy nem tartozik a minisztérium hatáskörébe, ajánlottan kell továbbítani az illetékes szervhez. Ha a küldeményből az intézkedésre jogosult szerv nem állapítható meg, az iratot — értesítés kíséretében — vissza kell küldeni a feladónak Az illetékes emeleti iroda bontja fel az olyan küldeményeket is, amelyeken a „Kulturális Minisztérium" címzés mellett, vagy e címzés előtt, vagy után névre szóló címzés (pl. X. Y. osztályvezető) is szerepel, ha a küldemény hivatalos szervtől, iktatószámmal ellátva érkezik, tehát a boríték külzete alapján nyilvánvalóan hivatalos iratot tartalmaz. A névtelen leveleket, valamint a minisztériumi intézkedés ellen valamely intézménytől, párt- és tömegszervezettől, lapszerkesztőségtől érkezett ,,Panasz" jelzéssel jelölt leveleket a panaszok és bejelentések irodájához kell továbbítani. Ha a névre szóló levelek címzettjei az átvett küldeményről megállapítják, hogy annak taitalma nem magánjellegű, kötelesek azt iktatás céljából még az átvétel napján az illetékes emeleti irodának (vagy tartalmától függően a TUK-nek) átadni. Az irodavezetőnek a küldemény felbontásakor egyeztetnie kell a borítékon és a benne levő iraton (iratokon) az iktatószámot (számokat), továbbá az iraton feltüntetett és a ténylegesen beérkezett mellékletek számát. Az esetleges eltéréseket az iraton jelezni kell. Ugyancsak fel kell tüntetni azt is, ha a küldemény sérült borítékban érkezett, vagy azon a felbontás jelei állapíthatók meg. Ha a küldeményhez illetékbélyeg, pénz vagy nemzetközi válaszbélyegszelvény van mellékelve, ezt az iraton külön fel kell tüntetni. Ha a feladó neve és címe csak a borítékról állapítható meg, továbbá ha a küldemény névtelen levél, végül ha a feladás időpontjához feltehetően jogkövetkezmény fűződik (pl. fellebbezés, bírósági idézés, jelentkezés, pályázat stb.) a borítékot az irathoz kell csatolni és ezt az iraton a mellékletek feltüntetése mellett (*boriték) ielezni kell.