Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A Kulturális Minisztérium iratkezelési szabályzata • 1977. [sz. n.]

/. I l\ I A I Ao A minisztérium iktatási rendszere szervezeti egységekre tagozódó, évente újrakezdődő soi számos rends/ei Iratokat — a 2 B pont alpontjaiban részletezettek kivételével — kizárólag az emeleti irodák iktathatnak. Az iratokat az emeleti irodákon szervezeti egységenként külön iktatókönyvben, a beérkezés napján kell iktatni. Az iktatás — a hivatali okból szükséges soronkivüli iktatásoktól eltekintve - az iratok beérkezése sorrendjében történik. Iktatáskor az iratot el kell látni az iktatási bélyegző lenyomatával és ki kell tölteni annak egyes rovatait. Az iktatószámot és az irat egyéb lényeges nyilvántartási adatait be kell jegyezni az iktatókönyv megfelelő rovataiba. Mind az irat alsó részén, mind az iktatókönyv megfelelő rovatában fel kell jegyezni az irattári tervben meghatározott tárgy szerinti tételszámot. Iktatni csak irat alapján szabad. Ha a szervezeti egység nem iktatott ügyirat alapján, hanem hivatalos kezdeményezésből intézkedik, az iktatást a „hivatalból" tett intézkedést tartalmazó előadóív alapján kell elvégezni. Iktatószámot irat nélkül (élőszó, vagy telefonon történő kérésre) kiadni nem szabad. A távgépírón (telexen) érkezett értesítés szövegét a vonatkozó irathoz kell csatolni. Ha azonban az ügynek még nincs előzménye, akkor a telex-szöveget (előadóívhez kapcsoltan) kell beiktatni. Nem kell az irodákon iktatni az olyan iratokat, amelyekről a vonatkozó rendelkezések értelmében külön nyilvántartást kell vezetni (pl. személyzeti nyilvántartások, gazdasági jellegű nyilvántartások, könyvelési bizonylatok stb.), valamint a jogkövetkezménnyel nem járó tömeges értesítéseket, meghívókat, prospektusokat, közlönyöket, szaklapokat, folyóiratokat. Az időszaki jelentések, adatszolgáltatások, meghívók és az általános utasításokra, jogszabálytervezetekre beérkezett válaszok iktatása tekintetében az esetenként adott utasítás szerint kell eljárni. Igy pl. az ilyen jelentések - különösen, ha elintézésük együttesen történik - közös iktatószám alatt is gyűjthetők. Nem szabad a beérkezett iratot az átvétel napjától eltérő kelettel iktatni, vagy azzal a céllal visszatartani, hogy az iktatás csak későbbi időpontban történjék meg.