Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A Kulturális Minisztérium iratkezelési szabályzata • 1977. [sz. n.]

Valamennyi tételnél jelölni kell a selejtezési határidőt, illetve hogy mely tételek iratai nem selejtezhetők, ügyviteli érdekből meddig kell azokat megőrizni, valamint azt is, hogy a nem selejtezhető tételeket mikor kell az illetékes levéltárnak átadni. Az irattári tervbe fel kell venni olyan iratféleségeket is, amelyek nem kerülnek az általános szabályok szerint iktatásra, illetve amelyeket nem helyeznek irattárba, hanem attól elkülönítve kezelnek (pl. illetményszámfejtéssel, gazdasági műveletek könyvelésével kapcsolatos kartonok stb.). Az irattári tervben az ilyen iratok őrzési helyét fel kell tüntetni. Ezekre az iratokra az irattári terv megfelelő tételszámát legkésőbb akkor kell feljegyezni, amikor az irat a végleges őrzési helyére kerül. Az irattári tételek számát — az ügyvitel igényeinek megfelelően, illetve az iratforgalom nagyságától függően — növelni, vagy csökkenteni lehet. Az egyes nagyobb ügyforgalmú tételeket szükség szerinti szempontok (név, hely, intézmény, ország stb.) alapján altételekre lehet bontani. A tételek kialakításakor — melynek számozása minden szervezeti egységnél 1 -gyei kez dődik — figyelemmel kell lenni a szervezeti egységek ügykörének évközben történő esetleges változására, ezért valamennyi szervezeti egység tételei után néhány szabad tételszámot kell hagyni. A szabad tételszámok évközben történő felhasználásához az általános ügykezelési csoport vezetőjének hozzájárulása szükséges. A minisztérium ügykörében vagy szervezetében bekövetkező jelentős változás esetén, annak megfelelően az irattári tervet a következő év elején - az illetékes levéltár előzetes meghallgatása után — módosítani szükséges. Az évközi változásoktól függetlenül az irattári tervet minden év végén felül kell vizsgálni, hogy az mindig teljes összhangban legyen a szervezeti egységek ügykörével. Az irattári terv egv példányát, illetve megfelelő részét (fejezetét) az iktatókonyvbe be kell köttetni. Az irattári terv szerinti tételszámot az iktatással egyidejűleg - szükséghez képest az ügyintéző véleményének kikérése után — az iratkezelőnek kell felírnia az iratra és bejegyezni az iktatókönyvbe. 4. A KÜLDEMÉNYEK (BEADVÁNYOK)ÁTVÉTELE A minsiztériumba érkező küldemények (beadványok) átvétele a központi irányító iroda feladata. A postai küldeményeket a központi irányító iroda vezetője veszi át. A postahivatalból a küldeményeket naponta két alkalommal elhozatja. Átveszi a posta központi kézbesítő hivatala és a kézbesítők útján érkező iratokat, valamint a felek által oda kézvetlenül benyújtott beadványokat, kérelmeket.