Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A művelődésügyi intézmények iratkezelésének szabályozásáról. Melléklet: minta iratkezelési szabályzatok és irattári tervek. • 1971.11.01 [162/1971. (M. K. 21.) MM sz. utasítás = Művelődésügyi Közlöny 1971/21.]

aláírása elé pedig ..K" betűt ír. Ugyanígy jár el. ha kiadványt nem kell készíteni, hanem az ügyiratnak irattárba helyezését kell elrendelni. Ha a kiadványozó az elintézési tervezettel egyetért, de annak kiadványozása meghaladja jogkörét, az iratot ..L" betű rávezetésével írja alá: az ilyen iratot kiadványozás céljából az illetékes vezetőhöz kell továbbítani. Az említett jelzések valamelyike nélkül irat nem továbbítható. 40. Az iratkezelési szabályzatban intézkedni kell a tisztazat elkészítésének módjáról (leírás, sokszorosítás, gépelés stb.) és szervezési kérdéseiről (központi leirorészlee. szervezeti egységek iratkezelői, gépírók, ügyintézők), valamint a tisztázat formai kellékeiről (sortávolság, margó, bekezdés stb.). A tiszlázaton fel kell tüntetni a nyilvántartási szám.>t (saját iktatószámot). 41. Leírás után a tisztázatot, ha nem együtt készült a kiadványozott tervezettel, összeolvasás útján egyeztetni kell. Az egyeztetés megtörténtét és keltet az összeolvasok az iraton, illetve az előadói iv megfelelő rovatában is feljegyzik, és kézjegyükkel látják el. 42. Leírás után a kiadványozó eredeti aláírásával kell ellátni azokat a tisztazat oka!, amelyei: tekintetében ezt valamely rendelkezés előírja (pl. utalványozások, kinevezések, megbízás, jegyzőkönyvek), vagy ha ezt a kiadványozó szükségesnek tartja. Az aláírás mellett körbélyegzőt kell alkalmazni. Ha nincs ok eredeti névaláírásra, a tisztázaton a kiadványozó neve Után „S. k." jelzést kell tenni es a kiadványt a kezelő ..A kiadvány hiteles' záradékkal látja el es aláírásával hitelesiti. IV. AZ IRATOK TOVÁBBÍTÁSA 43. Az Ügy iratkezelőnek ellenőrizni kell. hogy az aláirt, illetőleg hitelesített: es bélyegzőlenyomattal ellátott kiadványokhoz a kezelői utasításban előirt mellékleteket csatolták-e. továbbá végre kell hajtania minden kiadói utasítást. E feladatok elvégzése után az iraton, illetve az előadói ív megfelelő rovatában ..exp." jelzéssel lel kel) jegyezni a továbbítás keltét. 44. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő). Postai továbbítás eseten a küldeményeket közönséges, express, expressajánlott, csomag es utalvány küldemények szerint is csoportosítani kell. 45. Az ügyiratkezelo a küldeményeket megcímzett borítékokkal együtt meg aznap, de szükség eseten naponként többször is köteles átadókönyvvel továbbítani a központi kezelőirodához. A központi kezelőiroda a küldeményeket kézbesítőkönyvvel továbbítja. Posiai továbbítás eseten a postai előírásoknak megfelelő könyveket kell használni. V. IRATTÁRBA HELYEZÉS. IHATTAKI KEZELES 46. Azokat az iratokat, amelyeknek tisztázatait elküldtek és' ezt a tényt az iraton is feltüntették, illetve azokat, amelyeknek" irattározására az illetékes vezető utasítást adott, az esetleges elküldés utáni láttamozás megtörténte után irattarban kell elhelyezni. Határidős iratokat irattárba helyezni nem szabad. 47. A kezelő köteles az ügyiratot irattarba helyezése előtt abból a szempontból átvizsgálni, hogy a kezelői utasítások végrehajtása megtörlént-e; az esetleges hiányt pótolni kell. Az irattárba helyezést az íktatókönyv megfelelő rovatában a hónap, nap bejegyzésével fel kell tüntetni. Az ügyiratot a postázás napján, de legkésőbb a postázást követő napon irattarba kell tenni. 43. A határidós ügyiratokat az irattárban a kitűzött határnapok szerint, elkülönítve kell kezelni. Ha a válasz a kitűzött határidőre vagy határidő lejarta előtt beérkezik, az ügyiratot a határidős ügyiratok közül ki kell emelni, a határidőre vonatkozó feljegyzést az iktatókönyv „Határidő" rovatában ceruza-áthúzóssal törölni, az ügyiratokat pedig az ügyintézőhöz a munkakönyvébe való bejegyzéssel továbbítani kell. Ha a megállapított határidőre válasz nem érkezett, az ügyiratot az ügyintézőhöz a munkakönyvébe való bejegyzéssel kell továbbítani. 49. Az ügyiratokat az irattárban az irattári terv tételszamai szerint történő csoportosításban, ezen belül a sorszamok, illetve alapszámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni. Minden egyes tételt külön dossziéba, e doszsziékat pedig dobozokba vagy fedőlemezek közé keil tenni. úgy. hogy az iratköteg vastagsága lehetőleg ne haladja meg a 15 centimétert. A dobozon, illetve a felső Cedőlemezen fel kell tüntetni a szerv (osztály) nevét, az iratok keletkezésének évszámát, a tételszámot, valamint a kötegben levő iratok kezdő és végső iktatószámát. 5D. A két évnél nem regeiibi iratokat az ügyiratkezelést ellátó szervezeti egység kezeli es őrzi. E kézi irattár kezelése az ügyiratkezelo feladata. A két évnél régebbi iratokat a megfelelő iktató- és segédkönyvekkel együtt a kézi irattár kezelője tartozik álad ni a központi irattárnak. Az iratok átadása jegyzék alapján történik. Az átadási jegyzéknek tartalmaznia kell a szervezeti egység nevét, az iratok évét. tételszámát es az egy-egy tételszámba tartozó iratok számkörét. 51. A központi irattárban az iratokat szervezeti egységenkent, évenként elkülönítetten, az irattári terv szerinti tételekben, ezeken belül a sorszámok, illetve alapszamok rendjében kell kezelni. 52. Az irattár számára olyan helyiségről kel! gondoskodni, amelyben az irattár rendeltetésszerű használata biztosítható. Az irattár legyen száraz, jol szellőztethető, tisztántartható, tűztől és erőszakos behatástól védett. 53. Az irattári kezelésnél kerülni kell az iratok összehajtását, zsineggel átkötését vagy iratkapcsolok használatát. Az iratokat eredeti alakjukban, hajtogatás nélkül, illetőleg borítólapok közölt kell kezelni. Különleges méretű iratokat vagv ilyen mellékleteket (pl. térképek, rajzok stb.) külön kell elhelyezni, és e tényt az iraton vagy a nyilvántartókönyvben jelezni kell. 54. Az irattar a szerv ügyvitelének elősegítése érdekében iratszerelési feladatokat lát el. ha korábban már elintézett ügyben újabb beadvány folytan ismét intézkedni kell. Ilyenkor az ujabb iktatmányhoz az előzetes iratokat csatolja (szereli). 55. Az irattárban elhelyezett iratokat az irattár kezelője csak elismervény ellenében adhatja ki hivatalos hasznalatra a szerv dolgozói részére. Az. elismervényt az irat helyén kell tartani. Egész irattári tételt csak az illetékes vezető utasítására lehet kiadni. 56. Másolatot csak az illetékes vezető engedélyével lehet kiadni. Az ügyben nem erdekeit személy részere felvilágosítás vagy másolat nem adható. VI. SELEJTEZÉS 57. A szerv a saját irattan anyagának azt a részét, amely nem történeti értékű és amelyre az ügyvitel érdekeben mar nincs szükség, köteles kiselejtezni. Az irattárban elhelyezett bármelyik iratot csak iratselejtezés útján szabad az. irattárból megsemmisítés vagy nyersanyagkent vaio felhasználás céljából kiemelni. 53. Az irattár anyagát 5-évenként legalább egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Ennek során ki kell választani azokat az irattári tételekét (iratokat),