Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A művelődésügyi intézmények iratkezelésének szabályozásáról. Melléklet: minta iratkezelési szabályzatok és irattári tervek. • 1971.11.01 [162/1971. (M. K. 21.) MM sz. utasítás = Művelődésügyi Közlöny 1971/21.]

legű intézmény a megyei levéltárnak) köteles megküldeni, amely a szabályzat betartását a 30/1969, (IX. 2.) Korm. számú rendelet. 4. g-ának (i) bekezdésében megállapított hatáskörben ellenőrzi. 23. A jóváhagyott iratkezelési szabályzatot az intézmény dolgozói előtt ismertetni kell. 24. Az intézmény vezetője az iratkezelés és irattározás rendjét ellenőrizni köteles. 25. Az. államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratokat a 14/1971. (IV. 15.) Korm. számú rendelet, valamint a S.1971. (IX. 23.) BM. számú rendelettel közzétett Szabályzat rendelkezései szerint kell kezelni. E szabályzatot az intézmények irányító hatóságuktól közvetlenül kapjuk meg. 26. Ez az utasítás a közzététele napján lép hatályba, az annak alapján készített és jóváhagyott iratkezelési szabályzatokat az 1972. évi január hó 1. napjaiul kell alkalmazni. Az 1971. évi december hó 31. napja előtt keletkezet iratok kezelése, selejtezése és levéltárba adása tekintetében a korábbi szabályok irányadók. Garamrölgyi Jó:sef s. k. miniszterhelyettes Melleidet a 162 1971. (M. K. 21.) M. M. számú vlasításho: Minta iratkezelési szabályzat a művelődésügyi intézmények számára I. AZ IRATOK ÁTVÉTELE ÉS ELOSZTÁSA. A POSTABONTÁS. 1. Az intézményhez érkező küldemények (beadványok) átvétele és elosztása a kezelőiroda, több szervezeti egységből álló intézménynél a központi kezelőiroda (a továbbiakban együtt: központi kezelőiroda) íeiadaia. 2. A postai küldeményeket a központi kezelőiroda vezetője veszi át. A postahivatalból a küldeményeket, minden munkanapon — szükség esetén több alkalommal is — zárható táskában elhozatja. 3. Az olyan küldeményekre, amelyeknek burkolata sérült, vagy amelyeken a felbontás jelei megállapíthatok, rá kell vezetni, hogy ..sérülten érkezett", vagy „felbontva érkezett", és e megjegyzést ala kell írni. Ezután a sérült küldeményeket a szervezeti egység vezetőjének vagy a címzettnek be kell mutatni. 4. A központi kezelőiroda vezetője a küldeményeket a címzetthez, illetve a címzett szervezeti egység irodájánoz továbbítja. 5. A központi kezelőiroda vezetője felbontja azokat a küldeményeket, amelyek címzéséből nem lehet megállapítani, hogy melyik szervezeti egységnek küldték. 6. A vélívvel küldött küldeményeket a címzettnek vétíwel együtt kell továbbítani. 7. A központi kezelőiroda a névre szóló küldemények'!, valamint a postán átvett ajánlott küldeményeket átadókönyvvel juttatja el a szervezeti egységek ügyiratkezelőihez. Más küldeményeket darabszám szerint küld meg. 3. A küldeményeket a szervezeti egység vezetője vagy megbízottja bontja fel. A vezetők az általuk bontott, illetőleg nekik bemutatott küldeményeket szükség szerint valamely szervezeti egységre (főosztály, osztály, csoporti, vagy az ügy elintézésével megbízott személyre (ügyintézőre) szignálják. A szignálással egyidejűen kell utasítás; adni az elintézés határidejére (pl. ..ma". ..sürgős". ...hó ... ig", stb.) és sajátos módjára (pl. ..megbeszélni velem", ..megbeszélni -vei", stb.) vonatkozóan is. 9. Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani a névre szóló küldeményeket. A névre szóló küldeményt a címzett távollétében a vezető, illetve helyettese felbonthatja, ha az megállapíthatóan hivatalos iratot tartalmaz. ii). A vezető tartósabb távolléte idejére köteles a részére címzett hivatalos küldemények felbontására esetenként vagy állandó jelleggel helyettest megbízni. 11. A vezető és a névre szóló küldemények címzettjei az általuk felbontott hivatalos küldeményeket iktatás ceijubi>l soron kívül kötelesek átadni az ügyiratkezelőnek. 12. A küldemény felbontása alkaimával ellenőrizni kel!, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg az iratokon jelzett mellekletek megérkeztek-e. Ha hiányt állapítanak meg. ezt az iratra rá kell vezetni. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést. 13. Ha a felbontás alkalmával kitűnik, hogy a küldemény pénzt va y egyéb értékei (bélyeg) tartalmaz, a felbontó az össztget. illetőleg más értéket köteles az iraton — keltezve es aláírva — feltüntetni. A pénz. illetőleg más érték további sorsáról érdemi ügyintézés során kell rendelkezni. 14. A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha később derül ki. hogy a küldeményben a titkos ügykezelési szabályzat rendelkezései alá tartozó ügyirat van. a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét és munkahelyének címét, majd a küldeményt a címzetthez, illetve a titkos ügykezelési ellátó szervhez kell eljuttatni. II. AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSBAVÉTELE 15. A küldeményeket felbontás után az intézmény szervezeti felépítésének megfelelően vagy központilag, vagv annál a szervezeti egységnél kell iktatni, amelyik az ügyben intézkedésre vagy intézkedés előkészítésére illetékes. Ha csak felbontás után állapítható meg. hogy az ügyben intézkedésre mas szervezeti egység hivatott, a küldeményt átadó könyvvel kell ahhoz továbbítani. 16. Iktatni kell a hivatalból kezdeményezett intézkedést igénylő minden ügyiratot is. Nem szabad újabb iktatószámot adni a véleményezés, tájékoztatás, javaslattétel céljából stb. valamely más osztály által megküldött úri. átfutó iratoknak. 17. Az iratokat a beérkezés sorrendjében kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, továbbá a táviratokat, az express küldeményeket. Hí. A szervezeti egységek iratait az iratkezelés Irányítását ellátó személy által megállapított számkereten belül külön-külön könyvben kell iktatni. 19. Az iratok iktatása sorszámos vagy alszámos rendsze szerint történhetik. Az iktatás az iktatóbélyegzőnek az iratra nyomásából, az annak lenyomatán felsorolt adntok feltüntetéséből és az ügy lénveges adatainak az ik-tatókönyvbe való bejegyzésebői all. 2il. Az iktatóbélyegző használata kötelező. Lenyomatinak tartalmaznia kell: a) az intézmény és aszervezeti egység nevét, illetőleg rövidítését: b) az iktatás évének, hónapjának, napjának: r) az iktatókönyv sorszámának — alszámának: d) a mellékletek mennyiségének feltüntetésére szolgáló rovatokat. 21. Az iktatóbélyegző lenyomatán a mellékletek menynviségét tíz darabig szám szerint, ezen felül ..iratcsomó" jelzéssel kell feltüntetni. 22. Az iktatóbélyegzői úgy kell az iratra, általában az rat hátoldalának jobb felső sarkára rányomni, hogy a szöveget, a címzést ne takarja Ha nincs elegendő hely az iktatóbélyegző részére az iraton, az iktatás céljára borítólapot kell felhasználni. 23. Az iraton elhelyezett iktatóbélyegző lenvomatának eltöltésével egyidőben. azzal megegyezően kell bejegyezni