Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A művelődésügyi intézmények iratkezelésének szabályozásáról. Melléklet: minta iratkezelési szabályzatok és irattári tervek. • 1971.11.01 [162/1971. (M. K. 21.) MM sz. utasítás = Művelődésügyi Közlöny 1971/21.]

2. Nem terjed ki az utasítás az alsófokú és középfokú oktatási-nevelési intézményekre — ideértve a művészetoktatási intézményeket is —. ezek iratkezelését az egyes intézmények részére kiadott rendtartások szabályozzak. 3. Az 1. pont hatálya alá tartozó intézmények kötelesek az utasítás mellekleteként közzétett iratkezelési mintaszabályzat alapulvételével iratkezelési szabályzatot kész:'ttni. A szabályzatot a művelődésügyi miniszter közvetlen felügyelete alatt álló intézmények a Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Igazgatóságához (Budapest I.. Un utca 54—56.), a tanácsi irányítás alatt álló intézmények pedig az illetékes megyei (fővárosi) tanács végrehajtó bizottságának művelődésügyi feladatokat ellátó szakigazgatási szervéhez jóváhagyás céljából 1971. évi november hó 30. napjáig 2 példányban kötelesek felterjeszteni. 4. A mintaszabályzat alapján készítendő iratkezelési szabályzatban szabályozni kell az intézmény iratkezelésének szervezetét, továbbá az iratok, a kép- és hangfelvételek, valamint a gépi adatfeldolgozás során keletkezett adathordozók — biztonságos megőrzésének móriját. — rendszerezését. — nyilvántartását. — segédletekkel ellátását. — irattározását. — selejtezését és — a levéltárnak történő átadását. .">. Iratnál: minősül: a) minden olyan írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és hangjegy, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen enyagon. alakban és bármely eszköz felhasználásával keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékúval készült könyvjellegű kéziratokat; IJ) minden gépi adatfeldolgozás útján rögzített adat. fi Iratkezelésnek minősül az iratok átvétele, iktatása, kiosztása, nyilvántartása, leírása, elküldése, csatolása, hataridőzése. irattározása és selejtezése. 7. Irattári anyagnak kel) tekinteni a szerv működése során keletkezett, rendeltetésszerűen annak irattárába rartczó iratokat. Levéltári anyagnak kell tekinteni a gazdasági, tudományos, politikai, jogi vagy egyéb szempontból jelentós, történeti értékű iratokat, valamint a jelentős történeti értékű bármely eljárassál készült, kép- és hangfelvételeket, is. .4: iratkezelés szerverele 0. A szerv iratkezelését a korszerű ügyvitel igényeinek megfelelően és a modern technika által nyújtott lehetőségek figyelembevételével úgy kell megszervezni, hogy az rendeltetésszerű működését, feladatainak eredményes és gyors megoldását, valamint tevékenységének hatékony ellenőrzései szolgálja. 1(1. Az iratkezelés szervezetének kialakításánál elsősorban a szerv nagyságát, iratforgalmát, a munkahelyek elhelyezését és az ügyek feletti áttekinthetőséget kell mérlegelni. 11. Nagyobb szerveknél célszerű, ha az iratkezelési teendőket — ügyrendileg elhatárolva — részben központi kezelő iroda, részben az egyes szervezeti egységek iratkezelői (osztályirodák) látják el. 12. A szerv iratkezelésének, és irattárának irányításával és ellenőrzésével vezető állású személyt, az iratkezelési és irattári feladatok ellátásával pedig középiskolai végzettségű, megfelelő gyakorlattal rendelkező személyeket kell megbízni. Kívánatos, hogy az iratkezelés felügyeletére az igazgatási ügyeket összefogó szerv kapjon megbízást. Az irattári terv 13. A szerv működésével kapcsolatban keletkezett iratanyag rendszerezése az iratkezelési szabályzat elkülönített részét alkotó irattári terv alapján történik. Az irattári tervet az iratkezelésért felelős vezető állású személy készíti vagy készítteti el. 14. Az irattári tervben rendszerbe kell foglalni a szerv működésében kialakult ügyköröket és az iratokat az igy kialakított tételek szerint kell kezelni. Az ügykörök csoportosítását a szervezeti felépítés figyelembevételével úgy kell kialakítani, hogy ez az ügyvitel gyakorlati érdekeit jól szolgálja, és az iratok selejtezését is megkönnyítse. Az egyes irattári tételeket — az ügyviteli igényeknek megfelelően — további csoportokra lehet bontani (pl. ha egy csoportban évente 200-nál több irat keletkezik). Az iratokat időrendben, topografikusan vagy a személynevek alfabetikus rendjében lehet tovább csoportosítani: végezhető az iratok jellegéhez igazodó további tagolás is. 15. A kialakított irattári tételeket a rendszerben elfoglal! helyüknek megfelelő számjelzéssel kell ellátni. Az irattári tételt (csoportot) úgy kell kialakítani és meghálál ózni, hogy az ahhoz tartozó iratok a kiselejtezés határideje szempontjából azonos kategóriát alkossanak. A tételek gyarapítása iránt évközben esetlegesen felmerülő igényekre tekintettel az irattári tervijen minden ügykör csoport végén szabad tételszámokat kell hagyni. 16. Az irattári tervben kell meghatározni, hogy mely tételek iratai nem selejtezhetők, illetve ügyviteli érdekből azokat meddig kell megőrizni, valamint a nem selejtezhető (végleg megőrzendő) tételek levéltárba történő átadásának idejét is. 17. Az irattári tervben a számvitel bizonylati rendjérs vonatkozó rendelkezéseket figyelembe kell venni. 18. Az irattári tervbe fel kell venni olyan iratféleségeket, is. amelyek nem kerülnek az általános szabályok szerint iktatásra, illetve amelyeket nem helyeznek a szsrv irattárába, hanem attól elkülönítve kezelnek (pl. tlletményszámfejtéssel, gazdasági műveletek könyvelésével kapcsolatos kartonok stb.). Az irattári tervben az ilyán iratok őrzési helyét fel kell tüntetni. Ezekre az iratokra az irattári terv megfelelő tételszámát legkésőbb akkor kell feljegyezni, amikor az irat a szervnél végleges őrzési helyére kerül. 10. Az irattári terv egv példányát, illetve megfelelő részét (fejezetét) az iktatókönyvbe be kell kötni. 20. A szerv ügykörében, vagy szervezetében bekövetkező változás esetén, ennek megfelelően — az illetékes levéltár meghallgatásával — az irattári tervet is módosítani kell. 21. Az irattári tervet — az iratkezelési szabályzat részeként, minden intézmény maga készíti el az alábbiak szerint: a) a felsőoktatási intézmények, a könyvtárak, levéltárak és múzeumok, művelődési otthon jellegű intézménvek (művelődési központ, művelődési ház. klubkönyvtár), a színházak és színházjellegü intézmények, valamint a könyvkiadó vállalatok a jelen utasítás mellékleteként kiadott mintaszabályzathoz fűzött minta irattári tervek felhasználásával, figyelembevéve az intézmény szervezete és jellege által indokolt eltéréseket; b) a kereskedelmi és ipari jellegű művelődésügyi vállalatok a belkereskedelmi, illetőleg a könnyűipari miniszter által kiadott minta irattári terv alapján: c) az a) és b) pontban nem említett többi művelődésügyi intézmény szervezeti felépítésének és működése jellegének megfelelően. Vegyes rendelkezések 22. A jóváhagyott iratkezelési szabályzat egy példányát az intézmény az illetékes levéltárnak (országos jellegű intézmény az Űj Magyar Központi Levéltárnak, helyi jel-